Paramètres avancés

Paramètres avancés #

Conception de facture #

Ces paramètres régissent la personnalisation de la conception et de la mise en page du document standard utilisé par défaut sur les nouvelles factures, devis et crédits.

paramètres généraux #

Personnaliser et prévisualiser #

Ce bouton vous amène à un éditeur de code de modèle très avancé, avec un générateur de prévisualisation en direct. Les instructions pour ces fonctionnalités sont disponibles sous Personnalisations PDF . Vous pouvez prévisualiser les modèles de conception de facture ici, avant de sélectionner celui que vous souhaitez utiliser de manière permanente.

Paramètres du modèle #

  • Conception de facture – Sélectionnez un modèle de conception par défaut pour les factures.
  • Conception de devis – Sélectionnez un modèle de conception par défaut pour les devis.
  • Conception de crédits – Sélectionnez un modèle de conception par défaut pour les crédits.
  • Mise en page – Choisissez de configurer vos documents en mode portrait ou paysage.
  • Taille de la page – Préformate les rendus PDF de vos entités pour mieux les adapter à certaines tailles de page d’imprimante. Sélectionnez généralement le format de page A4 le plus courant, le format par défaut, sauf si vous avez des exigences d’impression spécifiques en interne.
  • Taille de la police – Ajustez la taille de la police par défaut selon vos préférences. Par défaut 7.
  • Police principale – Roboto par défaut. Une police personnalisée par défaut pour les modèles de document.
  • Police secondaire – Roboto par défaut. Une police personnalisée secondaire par défaut pour les modèles de document.
  • Couleur primaire – Par défaut #0c45a3. Une couleur personnalisée par défaut utilisée par les modèles de document.
  • Couleur secondaire – Par défaut #7081e0. Une couleur personnalisée secondaire par défaut utilisée par les modèles de document.
  • Colonnes vides – Affichage par défaut. Masquez éventuellement les colonnes de la liste d’éléments qui n’ont aucune valeur à remplir.

Détails du client, détails de l’entreprise, détails de la facture, etc. #

Une liste de données personnalisable qui remplit les sections de vos documents, avec les données saisies dans l’enregistrement associé.

  • Ajouter un champ – Sélectionnez dans une liste de valeurs de détail d’enregistrement disponibles, à inclure dans la section de l’enregistrement sur les nouveaux documents.
  • Réinitialiser – Le bouton en bas réinitialise la liste détaillée à ses valeurs par défaut.

Ce qui suit est une liste des sections incluses dans divers documents, factures, devis, crédits, et chaque élément de la liste a son propre onglet dans le menu des paramètres de conception de facture, pour personnaliser les valeurs qui seront présentées sur vos documents générés.

  • Détails du client – Les champs ajoutés et supprimés ici affectent la section de vos documents qui imprime les valeurs d’enregistrement client.
  • Détails de l’entreprise – Les champs ajoutés et supprimés ici affectent la section de vos documents qui imprime les valeurs des enregistrements de l’entreprise.
  • Adresse de l’entreprise – L’adresse de l’entreprise est souvent présentée à un autre endroit de la page, elle est donc également séparée dans sa propre section.
  • Détails de la facture – Ces champs remplissent les valeurs de l’enregistrement de la facture lui-même, pour créer la section qui décrit de quelle facture il s’agit.
  • Détails du devis – Ces champs remplissent les valeurs de l’enregistrement du devis lui-même, pour créer la section qui décrit de quel devis il s’agit.
  • Détails du crédit – Ces champs remplissent les valeurs de l’enregistrement de crédit lui-même, pour créer la section qui décrit de quel crédit il s’agit.
  • Colonnes de produit – Une liste détaillée de colonnes à inclure à partir des entrées de détails de produit, pour tous les articles de produit inclus sur votre facture, devis ou crédit.
  • Colonnes de tâche – Une liste détaillée de colonnes à inclure à partir des entrées de détails de tâche, pour tous les éléments de tâche inclus sur votre facture, devis ou crédit.
  • Total des champs – Une liste de toutes les valeurs comptables, avec autant ou aussi peu de détails que vous voudriez la présenter sur vos factures.

Les champs personnalisés #

Les options de champs personnalisés contrôlent jusqu’à 4 champs personnalisés à inclure dans tous les enregistrements d’entité, pour décrire les entités avec qui peuvent être affichées dans vos transactions PDF et documentées, ou conservées pour les enregistrements administratifs uniquement. Vous pouvez les utiliser pour ajouter des détails sur un permis d’alcool à votre propre entreprise, des détails sur les adhésions aux clients, ou les certifications de vos employés affectés à des tâches, ou d’autres détails.

Il existe 5 options différentes pour les types de champs, quel que soit le type d’enregistrement auquel le champ personnalisé s’applique. Dans chaque cas, vous sélectionnerez un type de champ à droite et la valeur que vous saisirez à gauche représentera le nom de ce champ personnalisé dans les formulaires et dans l’interface utilisateur d’administration.

Pour inclure un champ personnalisé, donnez simplement un nom au champ. Sans nom de champ, il n’apparaîtra pas dans vos enregistrements d’entité. Pour supprimer un champ personnalisé, supprimez simplement le nom du champ complètement.

  • Texte sur une seule ligne – Accepte simplement une seule ligne de texte arbitraire pour une entrée.
  • Texte multiligne – Accepte plusieurs lignes de texte arbitraire, plus adapté aux notes plus détaillées.
  • Commutateur – Ce champ convient aux déclarations vrai/faux ou aux états oui/non. Interrupteur à bascule personnalisé pour le statut d’adhésion/licence actif, l’inscription des employés pour les quarts de nuit ou la valeur de la case à cocher pour les produits en stock.
  • Dropdown – Cela génère un champ avec un menu déroulant pour sélectionner dans une liste, et vous serez immédiatement invité à présenter une liste séparée par des virgules des valeurs pour remplir le menu déroulant avec.
  • Date – Un champ de date demande une valeur de date et, sur l’interface utilisateur d’administration, présentera même un widget pour la sélection de la date pour aider à formater la valeur du champ. Bon pour les dates d’expiration des licences/certificats, la date de fabrication du produit, etc.

Chacun de ces 5 types de champs peut être attribué à jusqu’à 4 champs personnalisés par type d’entité, sélectionnables dans les onglets en haut de la page des paramètres des champs personnalisés.

  • Entreprise – Ces champs personnalisés s’appliquent à l’enregistrement de l’entreprise, comme dans celui de votre entreprise en particulier.
  • Clients – Ces champs personnalisés s’appliquent à un enregistrement client ou aux enregistrements de contact individuels imbriqués dans un enregistrement client.
  • Produits – Ces champs s’appliquent à chaque enregistrement de produit, pour mieux décrire les articles de votre inventaire.
  • Factures – En plus d’avoir 4 options de champs personnalisés pour vos enregistrements de factures, vous pouvez également ajouter un champ de supplément. Le nom du champ est saisi ici et vous choisissez d’appliquer ou non la taxe. La même taxe s’applique à l’ensemble de la facture, sinon elle en est exonérée. À partir du portail d’administration, vous verrez le nouveau champ de supplément répertorié sur chaque facture au-dessus des listes déroulantes de taxes, et il s’attendra à ce que vous attribuiez une valeur arbitraire en dollars pour facturer le client.
  • Paiements – Champs personnalisés qui apparaissent dans les enregistrements de paiement.
  • Fournisseurs – Des champs personnalisés pour aider à décrire plus en détail les fournisseurs de votre entreprise, comme vos conditions de crédit avec eux.
  • Dépenses – Ajoutez plus de détails à vos notes de frais avec des champs personnalisés pour une catégorie fiscale de vos dépenses afin de vous aider à la fin de l’année.
  • Utilisateurs – Ces champs personnalisés ajoutent des détails à vos enregistrements de compte d’utilisateur pour les utilisateurs enregistrés du portail d’administration. Ce serait un bon endroit pour mettre les détails des employés si vous prévoyez d’utiliser le système de tâches ou si vous avez de nombreux utilisateurs à gérer.

Numéros générés #

Les nombres générés contiennent une collection de variables qui permettent une personnalisation très fine des nombres générés pour n’importe quelle entité de l’application.

Réglages #

texte alternatif

L’onglet Paramètres contient les options les plus générales qui s’appliquent à la génération de nombres. Les autres onglets proposent des options plus spécifiques qui s’appliquent exclusivement à chaque type d’entité. Les règles ici s’appliquent largement à chaque type d’entité.

  • Remplissage de nombres – La liste déroulante de remplissage de nombres indique le nombre de zéros non significatifs que vous souhaitez avant chaque nombre. Le remplissage par défaut est de 3 zéros non significatifs, c’est-à-dire 0001 000 0003.
  • Générer un numéro – L’option de génération de numéro vous permet de personnaliser QUAND le numéro est appliqué, il existe deux configurations ; Lors de l’enregistrement (s’appliquera immédiatement lorsque vous enregistrez une entité) ou lors de l’envoi (lorsque l’entité est envoyée / marquée comme envoyée).
  • Préfixe récurrent – Le préfixe récurrent est un préfixe appliqué aux entités créées lorsqu’une entité récurrente a été générée.
  • Compteur de facture/devis partagé – Le commutateur de compteur de devis de facture partagé permet de partager le compteur entre le devis et les factures, de sorte que les devis utilisent le compteur utilisé par les factures.
  • Compteur de facture/crédit partagé – Le commutateur de compteur de crédit de facture partagé permet de partager le compteur entre les crédits et les factures, de sorte que les crédits utilisent le compteur utilisé par les factures. En activant les compteurs partagés Facture/Devis et Facture/Crédit, les trois entités utiliseront le même compteur que les factures et partageront le séquençage des numéros.
  • Réinitialiser le compteur – Les compteurs générés peuvent être réinitialisés à diverses fréquences. Il est important de noter que pour réinitialiser le compteur, vous devez combiner suffisamment de variables uniques pour vous assurer que le compteur généré sera toujours unique. Par exemple, si vous utilisez un compteur de réinitialisation annuelle pour les nouvelles entités, ce serait un complément parfait pour inclure l’année au début du numéro de facture.

Clients, factures, factures récurrentes, paiements, etc. #

texte alternatif

Les différents enregistrements d’entités disponibles auxquels s’appliquent les numéros générés sont tous répertoriés avec leurs propres onglets en haut, pour que vous puissiez personnaliser les comportements de génération de numéros pour chaque type d’entité respectif.

  • Modèle de nombre – Champ de texte d’une seule ligne que vous pouvez modifier manuellement pour affiner vos nombres générés. Créez une règle qui décrit comment les nouveaux nombres seront générés.
{$date|y}-{$counter}

Cet exemple de modèle numérique produira un nombre comme celui-ci, pour le 9e compte en 2021 : 2021-0009

Assurez-vous d’ajouter suffisamment de données uniques aux modèles de numéros si vous utilisez la fonction de réinitialisation du compteur , afin d’éviter les collisions de compteur.

  • Compteur de nombres – Le compteur de nombres est modifiable manuellement, mais vous pouvez créer des collisions de compteurs si vous ne faites pas attention. Le compteur de nombres pour tout type d’entité donné indique la progression du compteur de nombres pour cette entité.

De plus, en bas, vous verrez des informations utiles pour vous aider à personnaliser votre modèle de nombre plus efficacement. Le gros bouton Afficher les formats de date renvoie à une page avec un guide de style PHP. En dessous, chaque type d’entité a sa propre liste de variables qui peuvent être utilisées pour personnaliser davantage le modèle numérique .

Paramètres de messagerie #

OLD :

Paramètres de messagerie #

La communication par e-mail avec vos clients est une partie importante du processus de facturation Cink Manager – envoi de factures par e-mail, notification aux clients qu’une facture est due, rappel aux clients des paiements en retard, etc.

Avec la fonction Paramètres de messagerie, vous pouvez spécifier certains paramètres et modèles pour les e-mails de notification que vos clients reçoivent de votre compte Cink Manager.

La page Paramètres d’e-mail comprend trois sections : Paramètres d’e-mail, Modèles d’e-mail et Signature d’e-mail.

Paramètres de messagerie #

E-mail de réponse : spécifiez l’adresse e-mail à laquelle vos clients répondront. (C’est l’adresse e-mail qui apparaîtra automatiquement lorsque vos clients cliqueront sur « Répondre » à vos e-mails Cink Manager.)

E-mail BCC : si vous souhaitez envoyer une copie des e-mails de vos clients en privé à une autre adresse e-mail, saisissez-la ici. (Vos clients ne le verront pas).

  • Joindre des PDF : Vous voulez avoir la possibilité de joindre des fichiers PDF à vos e-mails ? Cochez la case Activer.
  • Joindre des documents : Vous voulez avoir la possibilité de joindre des documents à vos e-mails ? Cochez la case Activer.

Conception d’e-mails #

  • Style d’e-mail : vous pouvez donner à vos e-mails un aspect plus professionnel en choisissant une mise en page. Sélectionnez le style souhaité en ouvrant le menu déroulant. Les styles disponibles sont Plain (mise en page d’e-mail standard), Clair (mise en page graphique avec bordure claire) et Sombre (mise en page graphique avec bordure sombre). Pour prévisualiser les différents styles, cliquez sur l’icône en forme de point d’interrogation à l’extrémité droite du champ.
  • Activer le balisage : Vous voulez offrir à vos clients la possibilité pratique de vous payer en ligne avec un lien direct à partir de l’e-mail de notification de facture ? Cochez Activer le balisage pour ajouter un lien de paiement, ou tout autre appel à l’action, à l’e-mail de facturation. Ensuite, vos clients peuvent cliquer pour soumettre un paiement en ligne.

Email Signature #

Personnalisez votre signature e-mail en saisissant du texte libre dans le champ. Ensuite, formatez et personnalisez le design de votre signature électronique avec la barre d’outils de formatage. Vous pouvez modifier la police, la taille ou l’emphase, souligner, ajouter des puces, des hyperliens et bien plus encore.

Vous préférez concevoir votre propre signature électronique en HTML brut ? Cliquez sur le bouton gris Raw en bas à droite de la zone de texte libre. Entrez ensuite votre code HTML et cliquez sur Mettre à jour.

Vous avez fini de personnaliser vos paramètres de messagerie ? Cliquez sur le bouton vert Enregistrer pour appliquer les nouveaux paramètres.

NEW :

Ces paramètres régissent le comportement, l’apparence et d’autres paramètres des e-mails envoyés par le logiciel Cink Manager au nom de votre entreprise.

  • Nom de réponse – Spécifiez un nom de réponse à mettre en haut de vos e-mails automatisés, par exemple pour transférer les demandes d’assistance au contact approprié.
  • -mail de réponse – Spécifiez l’e -mail de réponse de l’utilisateur que les clients doivent contacter pour obtenir de l’aide.
  • E – mail BCC – L’ e – mail Blind Carbon Copy (BCC) est envoyé à une liste séparée par des virgules de vos adresses e-mail spécifiées. Les adresses e-mail de contact BCC ne peuvent être vues par aucun des destinataires des e-mails.
  • Conception d’e-mails – Sélectionnez un modèle de conception pour l’apparence de vos e-mails.
  • Signature d’e-mail – Incluez un message de signature avec tous les e-mails de votre entreprise. Plusieurs lignes de texte ici pour que vous puissiez saisir votre signature personnalisée. Les balises HTML sont respectées ici pour la mise en forme de votre signature email.
  • Heure d’envoi – Tous les rappels programmés pour la journée seront envoyés à cette heure.
  • Joindre un PDF – En activant ce commutateur, vous enverrez les factures au format PDF en pièce jointe à vos e-mails. Par défaut, vos emails ont tous des liens pour visualiser les documents sur le portail client, mais il peut être préférable d’envoyer le PDF directement.
  • Joindre des documents – Lorsque cette option est activée, tous les fichiers inclus dans l’ onglet Documents de la facture, ou un autre enregistrement, sont joints à vos e-mails aux clients. Sinon, ils peuvent être consultés via le lien sur le portail client.
  • Attachez UBL – Norme internationale Universal Business Language (UBL). Les documents UBL sont des documents commerciaux XML tels que les bons de commande et les factures. L’activation de cette fonctionnalité joint un document XML avec la facture PDF. Normalement, toutes les informations XML sont intégrées dans le PDF, mais certains utilisateurs préfèrent ou ne peuvent pas lire les données XML intégrées dans un PDF.

Client Portal #

Ces paramètres régissent le comportement, la fonction et la présentation du portail client.

Il y a quatre onglets dans ce panneau de configuration, avec des fonctionnalités uniques dans chacun d’eux à couvrir.

Réglages #

Ces paramètres contrôlent la fonction et le comportement de base ou généraux du portail client.

  • Portail client – Activez ou désactivez le portail client. La désactiver enverra tous les liens vers le portail client vers une page indiquant que l’application a été bloquée par l’administrateur. Généralement activé par défaut.
  • Tâches – Désactivé par défaut. Activez-le pour présenter un onglet à gauche pour les clients, pour visualiser les Tâches qui leur sont attribuées, qu’elles soient facturées ou non. Les clients peuvent voir les tâches dans une liste, avec des colonnes pour la description de la tâche, le nom du projet, l’état et la durée totale. Cela peut permettre aux clients de voir les progrès de votre entreprise sur les tâches pour eux jusqu’à présent et leur donner un aperçu du travail de votre projet pour eux.
  • Enregistrement du client – L’activation de cette option permettra aux nouveaux utilisateurs de s’enregistrer et de générer leurs propres entrées de client dans votre base de données via un lien d’enregistrement sur le portail client.
  • Téléchargement de documents – Autorisez vos clients à télécharger des documents sur le serveur, qui seront joints en tant que documents à leurs propres dossiers clients. Dans le portail client, ils verront l’option de glisser-déposer ou de cliquer pour télécharger des fichiers avec un gros bouton sur l’écran sous l’onglet Documents.
  • Storefront – Active l’accès à l’API pour créer des factures automatiquement. Une fois activé, il générera une clé d’entreprise ou une clé API à utiliser par vos propres applications ou celles d’un autre tiers pour effectuer la création de factures et servira de vitrine automatisée pour les produits ou services de votre entreprise.
  • Conditions d’utilisation – Un champ de texte personnalisé sur plusieurs lignes sera présenté comme vos conditions d’utilisation, dans un lien discret et cliquable au bas de chaque page du portail client.
  • Politique de confidentialité – Un autre champ de texte personnalisé sur plusieurs lignes sera présenté comme votre politique de confidentialité, dans un lien discret et cliquable au bas de chaque page du portail client, juste à côté des conditions d’utilisation.

Autorisation #

Ces paramètres régissent les fonctions d’autorisation, de responsabilité et d’authentification pour le portail client et les factures du client.

  • Factures protégées par mot de passe – Désactivé par défaut. Lorsque cette option est activée, les clients seront invités à définir un mot de passe la première fois qu’ils consulteront leurs factures. Désormais, ils devront saisir ce mot de passe.
  • Case à cocher des conditions de la facture – Invite le client à accepter les conditions de la facture lors du paiement d’une facture dans le portail client.
  • Case à cocher Conditions de devis – Invite le client à accepter les conditions de devis lors de la confirmation du devis sur le portail client.
  • Signature de la facture – Exiger que le client fournisse sa signature à l’écran avec une souris ou un écran tactile, lors du paiement d’une facture sur le portail client.
  • Signature de devis – Exiger que le client fournisse sa signature à l’écran avec une souris ou un écran tactile, lors de la confirmation d’un devis sur le portail client.
  • Afficher sur PDF – Afficher la signature du client sur la facture/le devis PDF après sa signature.

Messages #

Il s’agit de messages à présenter aux clients sur différents écrans du portail client.

  • Tableau de bord – À partir de la page du tableau de bord, le client sera accueilli par ce message.
  • Facture impayée – Lors de l’affichage d’une facture impayée, le client verra ce message.
  • Facture payée – Le client verra ce message lorsqu’il affichera une facture payée.
  • Devis non approuvé – Le client sera accueilli par ce message lors de l’ouverture d’un devis en attente d’approbation.

Personnaliser #

Ici, nous pouvons personnaliser un peu plus l’apparence du portail client.

  • En – tête – Valeur de texte multiligne à présenter avec une barre pleine sur sa propre ligne en haut de chaque page du portail client.
  • Pied de page – Valeur de texte multiligne à présenter avec une barre pleine sur sa propre ligne au bas de chaque page du portail client.
  • CSS personnalisé – Saisissez votre propre code CSS personnalisé pour remplacer le code CSS d’origine du portail client.
  • JavaScript personnalisé – Saisissez également ici tout code JavaScript personnalisé que vous souhaitez intégrer sur le portail client.

Modèles et rappels #

Ici, nous avons un onglet d’ édition avec une certaine profondeur pour le contrôle, et un onglet d’ aperçu , pour voir nos modifications. Cela nous permet de personnaliser les messages qui sont inclus avec votre facture, devis, paiement ou e-mails de rappel.

  • Modèle – Un menu déroulant pour choisir le modèle d’e-mail que nous allons modifier. Factures, devis, paiements, rappels 1, 2, 3, etc. Les rappels auront plus de profondeur à personnaliser et leurs options uniques apparaîtront lorsque vous sélectionnerez un modèle de rappel. Voir ci-dessous.
  • Objet – Ligne d’objet de l’e-mail. Objet par défaut d’un e-mail de facture : « Nouveau numéro de facture de $nom.société ». Ces valeurs proviennent des données et des enregistrements de votre entreprise par message. Vous pouvez sélectionner différentes valeurs dans les menus ci-dessous, en fonction de votre catégorie de modèle, pour personnaliser davantage le message dans les lignes d’objet de votre modèle d’e-mail.
  • Corps – Construisez le corps du message du modèle d’e-mail. Le corps du message par défaut pour un e-mail de facture :"<p>To view your invoice for $amount, click the link below.</p><div class="center">$view_link</div>".Le corps de l’e-mail accepte le formatage HTML de base pour une personnalisation supplémentaire, et comme pour l’objet, vous pouvez également ajouter d’autres valeurs à votre corps de message, en les sélectionnant dans la liste de valeurs appropriée ci-dessous.

Les catégories ci-dessous sont des onglets pour sélectionner les valeurs avec lesquelles personnaliser et personnaliser vos modèles de message, sélectionnez les onglets pour voir les valeurs ($amount, $due_date, etc.) disponibles pour votre modèle afin d’obtenir les valeurs pertinentes dans vos messages. Les types de modèles de facture et de devis ont un ensemble de valeurs disponibles légèrement différent, renvoyant respectivement à la facture ou au devis d’origine.

Les valeurs ci-dessous sont pour la plupart explicites. L’ onglet Facture / Devis propose des valeurs renseignées à partir de la facture ou du devis concerné envoyé par e-mail. L’ onglet Client propose des valeurs renseignées à partir de l’entrée client pertinente. L’ onglet Contact propose des valeurs pertinentes pour le premier contact sélectionné dans l’enregistrement de la facture. L’ onglet Entreprise propose des valeurs de votre propre enregistrement d’entreprise, pour présenter des informations sur votre propre entreprise. L’ onglet Utilisateurpropose des valeurs qui représentent l’utilisateur connecté représentant votre entreprise, qui envoie le message électronique. Vous pouvez voir à quoi ressemblent les valeurs dans un exemple de message sous l’ onglet Aperçu .

Modèles de rappel #

Comme mentionné ci-dessus, lorsque vous sélectionnez un rappel dans la liste des modèles en haut de l’onglet d’édition, vous verrez apparaître de nouvelles options spécifiques aux rappels.

  • Premier, deuxième et troisième rappels
    • Jours – Un entier simple est accepté ici pour le nombre de jours avant l’envoi de l’e-mail de rappel.
    • Calendrier – Quand envoyer le rappel par e-mail, compensé par le nombre de jours choisi. 
      Après la date de la facture – Rappel envoyé quelques jours après la date de la facture. Avant la date d’échéance – Rappel envoyé quelques jours avant la date d’échéance de la facture. Après la date d’échéance – Rappel envoyé quelques jours après la date d’échéance de la facture.
    • Envoyer un e – mail – Un interrupteur à bascule pour activer l’envoi automatique d’e-mails pour ce message de rappel.
    • Montant des frais de retard – Saisissez une valeur en dollars pour des frais de retard fixes.
    • Pourcentage de frais de retard – Saisissez une valeur en pourcentage pour appliquer un taux de frais de retard en pourcentage du solde restant.
  • Rappels sans fin
    • Envoyer un e – mail – Un interrupteur à bascule pour activer l’envoi automatique d’e-mails pour ce message de rappel.
    • Fréquence – Un menu déroulant pour sélectionner la fréquence d’envoi d’e-mails de rappel automatisés et sans fin, une fois que les premier, deuxième et troisième rappels sont épuisés.

Paramètres de groupe #

Les paramètres de groupe sont une autre catégorie avec beaucoup de profondeur, mais la plupart des sujets sont déjà couverts car les paramètres de groupe consistent principalement à activer des paramètres de base ou avancés spécifiques par groupe, vous permettant de créer des expériences uniques pour certaines collections de clients. .

La première étape consiste à créer un groupe, ce qui est très simple et ne nécessite qu’un nom de groupe. Créez un groupe avec l’icône « + » dans le coin supérieur gauche du panneau des paramètres du groupe. Donnez-lui un nom et cliquez sur « Enregistrer ».

Sélectionnez votre groupe. Vous verrez un onglet Présentation et un onglet Documents . À partir de l’ onglet Documents, vous pouvez télécharger des fichiers comme la plupart des autres onglets Documents, ils ne seront visibles nulle part ailleurs que sur le portail d’administration. L’ onglet Présentation propose deux options, un bouton Clients interactif, où vous pouvez afficher une liste des clients du groupe ou ajouter des clients au groupe, et un bouton Configurer les paramètres .

Remarque : Pour supprimer un client d’un groupe, il est plus simple de modifier le client directement et de modifier son groupe ou de le supprimer.

Configurer les paramètres #

Personnalisez les options ici pour remplacer les paramètres normaux de chaque catégorie respective, ou laissez un champ vide pour utiliser les paramètres normaux.

  • Détails de l’entreprise – Configurez un profil d’entreprise personnalisé pour le groupe de clients. Cela inclut les conditions de facturation personnalisées, les pieds de page et les paramètres de facturation automatique.
  • Localisation – Configurez une localisation personnalisée pour vos clients dans d’autres pays/fuseaux horaires, ou en utilisant différentes langues, devises, etc.
  • Paiements en ligne – Modifiez les autorisations de facturation automatique et de sur/sous-paiement pour le groupe. Configurez les passerelles de paiement pour le groupe.
  • Paramètres de tâche – Définissez un taux de tâche spécifique et une règle de présentation des tâches dans le portail client, pour le groupe.
  • Conception de facture – Modèles de conception de facture personnalisés, spécifiques au groupe.
  • Numéros générés – Utilisez un compteur de numéros unique et un ensemble de règles de numérotation pour le groupe, en dehors du reste de vos clients.
  • Paramètres d’e-mail – Modifiez les paramètres génériques par défaut pour les e-mails envoyés aux membres du groupe par Cink Manager.
  • Portail client – Personnalisez le portail client, exclusivement pour les membres du groupe.
  • Modèles et rappels – Ayez des règles spéciales pour les modèles et les rappels pour votre groupe, personnalisez davantage vos messages ou soyez plus ou moins restrictif concernant les retards de paiement avec certains groupes.
  • Abonnements – Affichez et modifiez les paramètres d’abonnement généraux et spécifiques au groupe.
  • Paramètres de flux de travail – Modifiez certains des paramètres de flux de travail de l’interface utilisateur du portail d’administration lorsque vous interagissez avec des factures ou des devis du groupe du client.

Abonnements #

Le panneau Abonnements comporte trois vues. La liste des abonnements, l’affichage d’un abonnement et la création ou la modification d’un abonnement.

Dans la liste des abonnements, vous pouvez sélectionner les abonnements existants à afficher ou les modifier. Vous pouvez également ajouter de nouveaux abonnements avec le caractère « + » dans le coin supérieur gauche du panneau de liste des abonnements.

Lorsque vous affichez un abonnement, vous verrez le coût initial du service d’abonnement en haut. En dessous, se trouve un lien que vous pouvez copier et partager avec les clients, ou publier sur votre vitrine, qui invite les clients à payer et à configurer l’abonnement sélectionné, ce qui crée la facture et les enregistrements de paiement pour vous lorsqu’ils le font. Enfin, vous verrez des liens vers des listes filtrées de factures ou des factures récurrentes directement liées à votre abonnement.

Lorsque vous modifiez un abonnement, il existe trois onglets avec des fonctionnalités uniques pour contrôler les abonnements.

Aperçu #

  • Nom – Le nom de votre abonnement mensuel, présentable aux clients.
  • Groupe – Attribuez des abonnements à des groupes, pour permettre aux membres du groupe de basculer entre les abonnements disponibles exclusivement pour eux en fonction de leur appartenance au groupe. Les abonnements non affectés à un groupe seront visibles uniquement par les utilisateurs qui ne font pas partie d’un groupe. Utilisez-le pour mettre des modèles d’abonnement spéciaux à la disposition de certains clients VIP, etc.
  • Produits – Une liste déroulante consultable et sélectionnable des produits disponibles de la société. Ces produits sont émis en tant qu’achat unique sur le modèle d’abonnement. Par exemple, des frais de service d’installation.
  • Produits récurrents – Également une liste déroulante consultable et sélectionnable des produits disponibles. Ces produits apparaîtront sur les factures récurrentes, par exemple, en tant que frais d’abonnement réguliers.

Réglages #

  • Fréquence – Une liste de sélection déroulante pour choisir un intervalle régulier pour facturer les clients pour ce modèle d’abonnement.
  • Auto bill
    • Activé – Un utilisateur un paiement sera automatiquement tenté si un mode de paiement est enregistré dans le fichier.
    • Activé par défaut – Le client aura la possibilité d’autoriser le stockage des méthodes de paiement avec la case radio sélectionnée.
    • Désactivé par défaut – Le client aura la possibilité d’autoriser le stockage des méthodes de paiement avec la case radio non sélectionnée.
    • Désactivé : aucune option n’est proposée et la facturation automatique est désactivée.
  • Code promotionnel – Un code promotionnel facultatif pour récompenser le client s’il entre le bon code à la caisse.
  • Remise promotionnelle – Sélectionnez dans le menu déroulant sur la droite, soit « Pourcentage » ou « Montant » pour escompter le client par un taux forfaitaire, ou un pourcentage du montant de la facture pour cette période. A gauche, dans le champ de texte, saisissez le taux de remise.
  • URL de retour – Spécifiez manuellement une URL vers laquelle renvoyer les clients lorsqu’ils ont fini de payer et de configurer leur abonnement.
  • Autoriser les remplacements de requête – Ce commutateur à bascule permet aux appels d’API au backend de remplacer les demandes d’abonnement, afin d’ajouter automatiquement des informations supplémentaires aux demandes d’abonnement lorsque le client interagit avec le site Web ou l’application de votre vitrine.
  • Autoriser les changements de plan – Autoriser les clients qui sont sur cet abonnement, l’option de changer manuellement de modèle d’abonnement. Différents abonnements pouvant être modifiés doivent être affectés au même groupe. Notez que vous pouvez autoriser la désactivation de l’abonnement A sur l’abonnement B et interdire la désactivation de l’abonnement B, en n’activant pas Autoriser les changements de plan pour l’abonnement B uniquement.
  • Autoriser l’annulation – Autoriser les clients à demander manuellement des annulations d’abonnement à partir du portail client. Lorsque cette option est activée, définissez éventuellement une fenêtre de temps pour que les clients puissent bénéficier d’un remboursement sur leur abonnement.
  • Essai activé – Lorsqu’il est activé, le bouton initial « Payer maintenant » devient un bouton « Démarrer l’essai gratuit » sans aucune demande de détails de paiement au début de l’essai. Lorsqu’il est activé, vous devez sélectionner une durée d’essai ci-dessous dans le menu déroulant nouvellement créé. Sinon, les procès seront indéfinis.
  • Par siège activé – Activez ou désactivez pour activer une capacité maximale ou une limite de sièges pour l’abonnement. Lorsqu’il est activé, entrez un nombre sur la ligne de texte unique générée ci-dessous, pour spécifier le nombre de sièges maximum.

Webhook #

Les Webhooks permettent à vos applications Web de communiquer entre elles. Ces paramètres ici régissent les règles pour les webhooks sortants lorsque les abonnements sont souscrits par les clients.

  • URL Webhook – Saisissez l’URL du service Web auquel vous souhaitez envoyer votre notification.
  • Méthode REST – Un menu déroulant pour sélectionner POST ou PUT.
    • POST – Lorsque vous souhaitez créer une nouvelle entrée ou un enregistrement.
    • PUT – Utilisez PUT pour modifier une entrée ou un enregistrement. La fonctionnalité PUT entraînera le remplacement complet de l’entrée ou de l’enregistrement d’origine par les nouvelles données entrantes.

Ci-dessous, vous pouvez définir autant de paires d’en-têtes clé-valeur que vous le souhaitez. Il s’agit d’une charge utile JSON,

  • Clé d’en-tête – Saisissez l’en-tête HTTP approprié selon les en-têtes disponibles pour l’API JSON d’Cink Manager.
  • Valeur d’en-tête – Saisissez la valeur à attribuer à cet en-tête HTTP personnalisé.

Paramètres de flux de travail #

Quelques paramètres pour automatiser les comportements de gestion des factures et des devis avec.

Factures #

  • E – mail automatique – Activé par défaut, enverra automatiquement des e-mails aux clients lorsqu’une facture récurrente est créée pour eux.
  • Archivage automatique – Désactivé par défaut, archivera automatiquement les enregistrements de factures lorsqu’ils sont entièrement payés.
  • Verrouiller les factures – Verrouillez automatiquement les factures pour empêcher les modifications :
    • Désactivé – Désactivez cette fonction.
    • Lors de l’ envoi – Verrouiller la facture après son envoi au client.
    • Lorsque payé – Verrouillez la facture uniquement après que le client a entièrement payé la facture.

Devis #

  • Convertir automatiquement – Activé par défaut. Convertissez automatiquement le devis que vous avez envoyé en facture, une fois que le client a approuvé le devis.
  • Archivage automatique – Désactivé par défaut. Archivez automatiquement les devis, une fois qu’ils ont été convertis avec succès en factures.

Gestion des utilisateurs #

OLD :

Gestion des utilisateurs #

Besoin d’aide pour gérer votre facturation ? En tant que propriétaire de compte Cink Manager, vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez à votre compte. Une fois ajoutés, les utilisateurs reçoivent le statut « Admin ». Vos administrateurs ont accès à la plupart des zones et fonctions de votre compte Cink Manager.

La page Gestion des utilisateurs affiche un tableau qui inclut tous les utilisateurs actuels, avec les colonnes de données suivantes :

  • Nom : Le nom de l’utilisateur
  • E – mail : L’adresse e-mail de l’utilisateur
  • Statut : Le statut attribué (Vert = Propriétaire, Bleu = Admin, Gris = En attente, Jaune = Désactivé)
  • Action : passez la souris sur la zone d’action de l’utilisateur concerné et un bouton gris de sélection apparaîtra. Cliquez sur la flèche à droite du bouton pour ouvrir un menu déroulant.

Pour les administrateurs, un certain nombre d’options apparaîtront :

  • Modifier l’utilisateur : Pour modifier les détails de l’utilisateur, cliquez sur Modifier l’utilisateur. Cela ouvrira la fenêtre Modifier l’utilisateur. Vous pouvez modifier le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur ici.
  • Archiver l’utilisateur : pour archiver l’utilisateur, cliquez sur Archiver l’utilisateur. Le nom d’utilisateur n’apparaîtra plus dans la liste des utilisateurs.

Pour afficher les utilisateurs archivés, cochez la case Afficher les utilisateurs archivés qui apparaît en haut à gauche du tableau Utilisateur. Tous les utilisateurs s’afficheront maintenant. Les utilisateurs archivés affichent un statut Désactivé jaune. Pour restaurer un utilisateur archivé, cliquez sur le bouton gris Sélectionner et sélectionnez Restaurer l’utilisateur dans le menu déroulant. L’utilisateur sera alors restauré à un état actif.

Pointe

Lorsqu’un statut d’utilisateur est En attente, la fonction Action fournit également une option pour envoyer une invitation. Si l’utilisateur n’a pas répondu à votre invitation, vous pouvez renvoyer l’invitation comme rappel.

Pour ajouter un utilisateur à votre liste d’utilisateurs, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un utilisateur + qui apparaît en haut à droite de la page Gestion des utilisateurs. La page Utilisateurs/Créer s’ouvrira.

Créer un utilisateur #

Saisissez le prénom, le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur.

Ensuite, cliquez sur le bouton vert Envoyer une invitation pour inviter l’utilisateur sur le compte.

Si vous souhaitez annuler la saisie, cliquez sur le bouton gris Annuler.

Send Invitation #

Lorsque vous cliquez sur Envoyer une invitation, l’utilisateur recevra un e-mail avec une invitation à rejoindre votre compte. Le nouvel utilisateur sera invité à confirmer l’invitation, puis redirigé vers la page de connexion de Cink Manager. Ils devront saisir leur adresse e-mail, sélectionner et confirmer un mot de passe pour devenir un utilisateur enregistré.

Une fois enregistré, le nouvel utilisateur prendra le statut d’Admin. Leur nom et leurs détails sont maintenant affichés dans le tableau Gestion des utilisateurs.

Pointe

Le nom de l’utilisateur dans le tableau Gestion des utilisateurs est un lien cliquable qui vous amène à sa page Détails de l’utilisateur. Pour afficher ou modifier les détails d’un utilisateur, survolez le nom correspondant dans le tableau Gestion des utilisateurs et cliquez pour ouvrir.

NEW :

Le panneau Gestion des utilisateurs comporte trois vues. La liste des utilisateurs, l’affichage d’un utilisateur et la création ou la modification d’un utilisateur, ainsi que leurs autorisations dans le portail d’administration.

Lorsque vous affichez un utilisateur, vous voyez son adresse e-mail en haut, qui est utilisée pour se connecter au portail d’administration avec. Ci-dessous, vous pouvez voir une liste de boutons pour tous les enregistrements client, facture, devis, tâche, etc. que l’utilisateur a créés ou qui lui ont été attribués. Les boutons ouvriront des listes filtrées par l’utilisateur des enregistrements pour chaque catégorie respective.

Dans le volet de modification de l’utilisateur, vous verrez trois onglets pour personnaliser les paramètres utilisateur avec :

Des détails #

  • Prénom – Le prénom de l’utilisateur.
  • Nom de famille – Le nom de famille de l’utilisateur.
  • E – mail – L’adresse e-mail de l’utilisateur. Obligatoire pour que l’utilisateur se connecte. Lorsque le compte de l’utilisateur est créé pour la première fois, il reçoit un e-mail du serveur Cink Manager pour vérifier son adresse e-mail et se connecter.
  • Téléphone – Ajoutez éventuellement un numéro de téléphone à vos entrées d’utilisateur pour référence.

Notifications #

Une liste complète des événements est affichée ici, lorsqu’une facture, un devis, un paiement ou un crédit fait l’objet d’une action quelconque, telle qu’une création, une visualisation, une expiration, un paiement réussi ou échoué, etc.

Activez les notifications par e-mail à l’utilisateur pour n’importe quel nombre de ces événements. Choisissez un comportement de notification pour chaque événement comme vous le souhaitez :

  • Aucun – Aucune notification ne sera envoyée pour cet événement.
  • Appartenant à l’utilisateur – Ce n’est que lorsque l’événement se produit dans un enregistrement appartenant à l’utilisateur que la notification est envoyée.
  • Tous les enregistrements – Avertissez l’utilisateur chaque fois que cet événement se produit, quel que soit le propriétaire de l’enregistrement.

Autorisations #

  • Administrateur – un interrupteur marche/arrêt pour élever l’utilisateur au niveau des privilèges d’administrateur.
    • Lorsqu’elle est désactivée, une liste de catégories d’autorisations apparaît ci-dessous, auxquelles l’utilisateur sera soumis. Accordez ou refusez des autorisations pour créer, modifier ou afficher n’importe quelle catégorie d’enregistrement ici ; clients, factures, devis, tâches, fournisseurs, produits, etc.