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Rapports #

Dans le module Rapports , vous êtes en mesure de générer des rapports hautement personnalisés et affinés de vos différents enregistrements. Vous pouvez suivre les bénéfices, les ventes, les dépenses, les performances de vos produits et services, et soit visualiser ces données directement, soit les exporter pour traitement et analyse dans une application externe.

Une utilisation efficace du module de rapports peut vous aider à préparer des dossiers financiers pour votre entreprise, à surveiller vos progrès et votre développement, à suivre les dépenses et à maintenir la responsabilité.

Il existe trois catégories principales en haut de l’écran pour vous aider à contrôler les données présentées dans le rapport.

  • Rapport – Cette catégorie se déroule pour présenter les options des différents enregistrements sur lesquels vous pouvez créer un rapport, tels que les clients, les factures, les dépenses, les devis, les factures récurrentes de produits, etc. La catégorie de rapport comprend également d’autres options telles que les profits et pertes et les éléments de facture (qui, contrairement à « Produit », incluront également les tâches facturées). Les colonnes disponibles dans votre rapport seront basées sur la sélection que vous choisissez ici.
  • Grouper – Regroupez les éléments de votre rapport en fonction de l’une des diverses propriétés de ces éléments, par exemple ; regrouper les clients par pays, regrouper les factures par mois de création ou regrouper les tâches selon les projets auxquels elles sont affectées. Cela affecte le rapport lui-même et sera reflété dans les données exportées.
  • Graphique – À des fins de visualisation uniquement, après avoir sélectionné un rapport et un groupe, vous pourrez choisir comment visualiser les données présentées. Dans l’exemple de capture d’écran ci-dessous, nous n’avons que quelques clients, nous les avons donc regroupés par nom et avons présenté les données payées à ce jour dans le graphique pour la visualisation, pour voir combien chacun de nos clients nous a payés jusqu’à présent.

Les boutons en haut à droite de l’écran ajoutent plus de fonctionnalités :

  • Colonnes – Ce bouton crée une fenêtre contextuelle pour vous permettre de modifier les colonnes de données par défaut à inclure dans le rapport et à utiliser pour filtrer les données du rapport. Vous pouvez supprimer des colonnes en cliquant sur le X à gauche de chaque option, ou vous pouvez utiliser le champ Ajouter une colonnepour sélectionner de nouvelles colonnes à ajouter à votre rapport. Les colonnes disponibles sont basées sur le type de rapport que vous avez choisi.
  • Exporter – Vous pouvez générer et télécharger un fichier .CSV avec toutes les données affichées en bas, afin de pouvoir sauvegarder les données de votre rapport ou les analyser dans une autre application externe.

Lorsque vous remplissez les champs Rapport , Groupe et Graphique , un graphique apparaît pour visualiser vos données. Dans l’exemple de capture d’écran ci-dessous, un rapport de base des enregistrements de clients avec un graphique est affiché.

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Vous pouvez personnaliser davantage vos rapports en sélectionnant différentes colonnes de données à présenter, puis en filtrant les données par les valeurs de ces colonnes. Vous pouvez utiliser le bouton Colonnes pour gérer les colonnes de votre rapport.

Lorsque vous regardez la liste des enregistrements en bas de l’écran, il y a un champ en haut de chaque colonne que vous pouvez utiliser pour filtrer vos enregistrements. Ces filtres s’appliquent à votre rapport et modifieront votre graphique et les données d’ exportation lorsque vous générez un fichier .CSV.

La plupart des filtres sont de simples filtres basés sur du texte (comme le filtrage pour les clients nommés « Daniel »), mais certains fonctionnent un peu différemment. Ci-dessous, vous pouvez voir que les colonnes avec une valeur en dollars vous permettent de filtrer en fonction d’une valeur minimale plutôt que d’une valeur exacte.

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Vous verrez également dans l’exemple de capture d’écran suivant ci-dessous, que certaines options telles que Date ou Créé à et d’autres types de colonnes sensibles à la date vous présentent à la place un menu déroulant pour filtrer les données de votre rapport. Lorsque l’option de filtre actuellement sélectionnée est Personnalisé,vous verrez un champ Date de début et Date de fin devenir disponible en haut de l’écran, sous le champ Sélection du rapport , ce qui vous permet de spécifier manuellement la plage de dates par laquelle filtrer les données de votre rapport.

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Il y a trop de façons d’utiliser la personnalisation du module Rapports pour les lister ici, mais cela devrait vous donner une bonne idée de la mécanique du module et comment l’utiliser pour générer des rapports qui vous aident pendant la saison des impôts, et pour surveiller ou examiner les tendances des ventes de produits, ou la responsabilité de votre personnel pour sa facturation.