Fournisseurs

Fournisseurs #

Le module Fournisseurs vous permet de gérer une liste de fournisseurs auprès desquels votre organisation achète des biens ou des services à des fins commerciales. Vous pouvez saisir toutes les informations de contact pertinentes nécessaires et les informations de facturation de votre fournisseur dans un enregistrement de fournisseur. Les enregistrements de dépenses suivent vos achats individuels et sont liés aux enregistrements des fournisseurs afin d’organiser les sources de vos dépenses. La gestion des enregistrements des fournisseurs est un élément clé de la gestion de votre entreprise ou organisation.

Vue du module du fournisseur #

Lorsque vous sélectionnez le module Fournisseurs dans le menu de navigation sur le côté gauche du portail d’administration, par défaut, vous êtes amené à une vue sous forme de tableau répertoriant tous vos enregistrements de fournisseurs actuels.

La vue tableau vous permet de trier les fournisseurs selon les types de colonnes disponibles en haut de la liste. Vous pouvez ajouter/supprimer des colonnes de la vue tableau avec le bouton Colonnes dans le coin inférieur droit de cet écran. Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher les fournisseurs archivés ou supprimés et créer également de nouveaux fournisseurs à partir de cet écran. Chaque fournisseur du tableau aura un menu kebab à gauche de son entrée dans le tableau, avec des fonctions disponibles pour gérer l’enregistrement du fournisseur ou prendre des mesures contre lui, telles que l’éditer, créer un nouvel enregistrement de dépenses lié à ce fournisseur, l’archivage , et la suppression.

Affichage d’un fournisseur #

Sélectionnez un fournisseur dans le tableau ou la liste en cliquant sur la ligne du fournisseur pour afficher le panneau d’aperçu. Il y a 3 onglets sous le panneau d’aperçu du fournisseur. Le bouton d’édition en haut de l’écran vous amène à un écran d’édition de fournisseur, et le menu kebab à côté contient une liste de toutes les actions que vous pouvez entreprendre contre l’enregistrement du fournisseur.

Les deux boutons en bas du panneau d’aperçu du fournisseur sont « Nouvelle dépense » et « Archive ». Nouvelle dépense créera un nouvel enregistrement de dépense lié au fournisseur, et Archive archivera le fournisseur qui le masquera de la vue du tableau par défaut à moins que vous ne modifiiez vos filtres.

Aperçu #

L’onglet Aperçu du fournisseur affiche des informations générales sur le fournisseur.

  • La valeur totale de toutes les dépenses de ce fournisseur est affichée en haut.
  • Les notes privées et publiques sont mises en évidence et précédées d’un symbole de cadenas pour les notes privées et d’une lettre « i » dans un petit cercle pour les notes publiques.
  • Une liste de boutons interactifs multifonctionnels renvoie à l’utilisateur, aux enregistrements de dépenses et aux enregistrements de dépenses récurrents attribués au fournisseur.

Des détails #

L’onglet Détails contient une liste d’autres caractéristiques du fournisseur, telles que son site Web, ses coordonnées, son adresse de facturation, etc. En cliquant sur l’un de ces éléments répertoriés, la valeur de l’élément sera copiée dans votre presse-papiers.

Documents #

Ici, vous pouvez télécharger des fichiers tels que des images, des documents et plus encore pour créer un lien vers votre dossier de fournisseur. Cependant, ce ne sera principalement que pour vos besoins dans le portail d’administration.

Création et modification d’un fournisseur #

La création et la modification d’un fournisseur dans la mise en page du bureau vous amèneront à un nouvel écran avec tous les champs disponibles présentés dans une seule vue. Sur la mise en page mobile, il est divisé en sections à onglets, de la même manière qu’elles apparaissent dans la mise en page de bureau, comme suit :

Des détails #

  • Nom – Entrez le nom de votre fournisseur ici.
  • Numéro – Il s’agit d’un numéro généré à des fins de tenue de dossiers pour identifier les différents fournisseurs dans le système. Personnalisez les modèles de numéros sous Paramètres > Numéros générés .
  • Numéro d’identification – Un champ facultatif et générique pour les numéros d’identification d’entreprise, le cas échéant.
  • Numéro de TVA – Un champ facultatif pour prendre en charge l’enregistrement des numéros de « taxe sur la valeur ajoutée » pour les pays comme ceux de l’Union européenne qui nécessitent un suivi à des fins fiscales.
  • Site Web – Le site Web de votre fournisseur peut être saisi ici.
  • Téléphone – Un numéro de téléphone de contact principal pour le fournisseur.

Contacts #

Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez à un enregistrement de fournisseur, pour représenter des personnes ou des services que vous devrez peut-être contacter à un moment donné depuis le fournisseur.

  • Prénom et nom – Un prénom et un nom pour une personne, ou entrez simplement un nom de service comme prénom.
  • E – mail – L’adresse e-mail préférée du contact.
  • Téléphone – Le numéro de téléphone préféré du contact.

Notes #

  • Devise – Incluez éventuellement une note sur la devise préférée du fournisseur. Les nouveaux enregistrements de dépenses liés au fournisseur seront automatiquement renseignés avec ce choix de devise.
  • Notes publiques – Les notes publiques peuvent voir la mise en œuvre future, ou être incluses dans des modèles personnalisés pour les factures et autres enregistrements. C’est un bon espace réservé pour les descriptions générales d’un fournisseur.
  • Notes privées – Uniquement visibles par les utilisateurs du portail d’administration, vous pouvez utiliser ce champ pour laisser des commentaires privés sur un fournisseur pour vous et vos collègues.

Adresse #

Les détails de l’adresse de facturation de votre fournisseur peuvent être saisis ici à des fins de tenue de dossiers.

  • Rue – Le numéro de la rue et le nom de la rue.
  • Apt/Suite – Numéro d’appartement ou de suite.
  • Ville
  • état ou province
  • Postal Code
  • Pays