Factures #

Les enregistrements de factures prennent en charge de nombreux détails et vous permettent de facturer vos clients pour des produits , des tâches ou des dépenses . Vous pouvez joindre des documents ou des images aux factures, que le client peut consulter à partir du portail client. Les enregistrements de factures conservent un historique des modifications qui y ont été apportées et des utilisateurs qui ont effectué ces modifications, afin d’accroître la responsabilité au sein de votre entreprise.

Consulter une facture #

Sélectionnez simplement une facture dans la liste et vous verrez les détails de la facture, dans la mise en page mobile, vous serez directement dirigé vers la vue de la facture, dans une mise en page de bureau, la vue apparaîtra sur le côté droit.

De n’importe où dans la vue de la facture, vous aurez la possibilité de modifier la facture à partir d’un bouton en haut à droite du panneau de visualisation. Vous pouvez utiliser deux boutons en bas du panneau d’affichage : Afficher le PDF afin de charger un PDF de la facture directement depuis le portail d’administration, ou Envoyer la facture par e-mail pour envoyer par e-mail aux contacts client un lien pour afficher et payer leur facture auprès du client portail.

Le menu Kebab dans le coin supérieur droit de la vue de la facture présente de nombreuses fonctions pour travailler ou manipuler la facture, qui peuvent varier en fonction de l’état de la facture. Vous pouvez modifier manuellement le statut du cycle de vie de la facture, cloner la facture, la visualiser directement depuis le portail client, etc.

Aperçu #

Dans le panneau d’aperçu, vous verrez des informations générales sur la facture. Le montant de la facture, le solde dû, tout montant payé, le client auquel il est attribué, la date de la facture et tous les produits ou tâches inclus dans la facture.

Contacts #

Ici, vous voyez les contacts de votre client qui sont marqués comme inclus dans la facture. Les contacts inclus recevront une copie des e-mails envoyés et pourront consulter la facture à partir du portail client lorsqu’ils se connecteront.

Des liens vers le portail client sont également disponibles pour chaque contact respectif inclus.

Documents #

Téléchargez des photos ou des documents sur votre facture, à inclure pour votre client. Les fichiers téléchargés peuvent être consultés et consultés par le client via le portail client.

Histoire #

Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des transactions liées à la facture et vous montre toutes les modifications apportées au montant total de la facture et par quels utilisateurs.

Activité #

Le panneau Activité présente un aperçu chronologique de toutes les actions effectuées sur la facture, y compris quand elle a été créée, modifiée, payée, remboursée, annulée, etc., et quel utilisateur a effectué l’action.

Créer ou modifier une facture #

Plusieurs champs sont disponibles lors du remplissage d’une facture, et la vue lors de la création ou de la modification d’une facture est divisée un peu différemment selon que vous visualisez des éléments avec la mise en page mobile ou la mise en page de bureau. Dans la disposition du bureau, tous les panneaux décrits ci-dessous sont présentés en même temps sur un grand écran et disposés un peu différemment.

Des détails #

Le panneau Détails comprend les informations les plus élémentaires sur la facture :

  • Client – Vous devez sélectionner un client dans la liste auquel appliquer votre facture.
  • Date de la facture – Générée automatiquement avec la date d’aujourd’hui, c’est simplement la date de la facture.
  • Date d’échéance – Vous pouvez éventuellement inclure une date d’échéance ultérieure pour le paiement de la facture. Si aucune date d’échéance n’est spécifiée, le montant total est dû immédiatement.
  • Partiel/Dépôt – En option, spécifiez un paiement partiel ou un dépôt requis sur la facture, avec sa propre date d’échéance, distincte de et due avant la date d’échéance de la facture pour le montant total de la facture.
  • Numéro de bon de commande – Facultativement, généralement lorsque votre client a un numéro de commande de produit à vous fournir, à des fins de tenue de dossiers.
  • Remise – Saisissez un montant de remise à appliquer à la facture, sous forme de pourcentage ou de taux forfaitaire.
  • Conception – Choisissez une conception de modèle parmi l’un des modèles prédéfinis ou l’une de vos propres conceptions personnalisées. Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue de la facture du bureau.
  • Taux de change – En option, lorsque votre dossier client a une autre devise que la vôtre par défaut, vous pourrez spécifier manuellement le taux de change pour calculer automatiquement ce qu’il devra dans sa propre devise par défaut. Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue de la facture du bureau.
  • Facturation automatique activée – Lorsqu’elle est activée, le(s) contact(s) client(s) recevront automatiquement un e-mail pour le paiement de leur facture. Par défaut, les actions de facturation automatique seront effectuées à la date d’échéance de la facture, comme spécifié sous Paramètres > Paiements en ligne . Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue de la facture du bureau.

Contacts #

Les contacts ont leur propre panneau dans la vue mobile, tandis que dans la vue de bureau, cela s’affiche directement sous le champ Client après avoir sélectionné un client.

Cette section présente simplement une liste de contacts disponibles à partir d’une fiche client, et vous permet de cocher ou décocher des contacts, de les inclure ou de les exclure de la facture. Les contacts inclus pourront accéder à la facture depuis le portail client et recevront des e-mails concernant la facture lors de leur envoi.

Articles #

Ici, vous voyez une liste des éléments de ligne inclus sur la facture. Vous pouvez ajouter des produits , des tâchesou des dépenses à la facture pour facturer votre client. Chaque élément de la liste aura ces champs disponibles :

  • Produit – Le nom du produit, de la tâche ou de la ligne de dépense appliquée.
  • Description – Une description de l’élément de ligne. Les descriptions peuvent inclure du code HTML ou un formatage de code Markdown (lorsqu’il est activé sous Paramètres > Gestion du compte ).
  • Coût unitaire – Le coût d’un produit ou d’une dépense unique, ou le taux horaire d’une tâche pour l’élément de ligne.
  • Quantité – Le nombre de produits, de dépenses ou d’heures facturables pour une tâche, à multiplier par le coût unitaire de cet élément de ligne.

Notes #

Le tout sous un même panneau dans la mise en page mobile, ces options ont chacune leurs propres onglets en bas de l’écran de facturation lorsqu’elles sont dans la mise en page de bureau :

  • Termes de la facture – Décrivez les termes ou conditions pour votre client, en ce qui concerne la facture.
  • Pied de page de la facture – Toutes les notes de texte doivent être incluses au bas de la facture. Un bon endroit pour les avertissements moins importants.
  • Notes publiques – Toute note textuelle pour ajouter des détails ou un contexte à la facture pour vous et votre client. Un bon endroit pour les notes de service, ou un résumé du travail effectué pour le client.
  • Notes privées – Notes de texte privées, non imprimées sur le PDF de la facture ou consultables par le client.Ces notes ne sont visibles que par les utilisateurs du portail d’administration.

Cycle de vie d’une facture #

Brouillon #

Le statut Brouillon est le premier statut du cycle de vie d’une facture. Dans ce statut, des modifications peuvent être apportées à la facture et la facture est complètement cachée au client. Un projet de facture n’affecte pas le grand livre et ne modifie pas le solde du client. Les projets de factures sont inactifs jusqu’à ce qu’ils soient envoyés par courrier électronique au client ou marqués comme envoyés.Une fois qu’un brouillon de facture a été envoyé par e-mail/marqué comme envoyé, son statut ne peut pas être remis à brouillon.

Expédié #

Une facture est marquée comme envoyée lorsqu’elle a été envoyée par e-mail au client ou marquée comme envoyée dans le panneau d’administration.

Lorsque le statut de la facture passe à Envoyé, le solde du client augmente du montant du solde de la facture .

Partiel #

Un statut de facture Partielle signifie qu’un paiement a été appliqué à la facture mais qu’il reste encore un solde impayé sur la facture.

Un statut de facture Payé signifie que le paiement intégral a été appliqué à la facture. Le solde de la facture sera de 0.

Annulé #

Une facture peut être annulée dans les conditions suivantes.

  • La facture est marquée comme Envoyée, Partielle ou Payée (c’est-à-dire qu’un montant de paiement a été appliqué ou que la facture est active)

Lorsqu’une facture est annulée, le solde de la facture est mis à zéro et le statut mis à jour sur Annulé , le solde du client est également ajusté à la baisse. Si des paiements ont été appliqués à la facture, ceux-ci resteront liés à la facture.

Supprimé #

Une facture peut être marquée comme supprimée si les conditions suivantes sont remplies

  • La facture a le statut Envoyée / Brouillon / Payée / Partielle.

Que se passe-t-il lorsqu’une facture est supprimée ?

Si la facture a un solde restant, afin d’équilibrer le grand livre, nous effectuons d’abord une annulation sur la facture, puis effectuons la suppression.

  • Statut de la facture défini sur supprimé
  • Le numéro de facture est complété par _deleted afin de permettre la réutilisation des numéros de facture.

Important! Si une facture a un solde restant ou a fait l’objet de paiements, la facture est annulée puis supprimée.

Renversé #

Une facture peut être annulée dans les conditions suivantes

  • La facture est marquée comme Envoyée, Partielle ou Payée (c’est-à-dire qu’un certain montant a été appliqué à la facture)

Lorsqu’une facture est annulée, le ou les paiements qui ont été appliqués à la facture ont un crédit généré contre eux. Le grand livre est également ajusté comme suit :

  • Le montant payé par le client à ce jour est diminué du montant calculé de (solde de la facture – montant de la facture).
  • Un crédit est généré pour les paiements appliqués à la facture (solde de la facture – montant de la facture).L’enregistrement de paiement d’origine qui était lié à la facture sera désormais lié à un nouvel enregistrement de crédit.
  • Toute valeur de crédit qui a été appliquée comme paiement à la facture est ensuite convertie en un nouvel enregistrement de crédit.
  • Le solde du client est diminué du solde de la facture.
  • Le solde de la facture est finalement mis à 0.
  • Le statut de la facture est défini sur Inversé.

Lorsqu’une facture a été annulée, les relations de paiement précédentes sont dissociées et ne peuvent pas être restaurées.

Archivé #

L’archivage d’une facture supprime simplement la facture de la liste des factures. L’archivage d’une facture maintient vos vues de liste propres et ordonnées et n’affecte pas le solde grand livre / client.Lorsqu’une facture est archivée, aucune autre modification ne peut être apportée à la facture. Pour modifier la facture, vous devrez d’abord restaurer la facture.

Restauré #

La restauration d’une facture à partir de l’état archivé ou supprimé remettra la facture à son état antérieur avant l’archivage.