Devis #

Les enregistrements de devis sont utilisés pour fournir à vos clients des aperçus précis de ce à quoi pourrait ressembler un devis pour les produits et/ou services demandés. Les devis peuvent être générés au format PDF, visualisés sur le portail client par le client et, si cela est convenu, ils peuvent être convertis directement en devis. À moins qu’ils ne soient convertis en facture, les devis n’ont aucun effet sur le solde ou le grand livre des clients.

L’affichage, la modification ou la création d’un devis est pratiquement identique à celui d’un devis.

Les enregistrements de devis prennent en charge de nombreux détails et vous permettent de facturer à vos clients des produits , des tâches ou des dépenses . Vous pouvez joindre des documents ou des images aux devis, que le client peut consulter à partir du portail client. Les enregistrements de devis conservent un historique des modifications qui y ont été apportées et des utilisateurs qui ont effectué ces modifications, afin d’accroître la responsabilité au sein de votre entreprise.

Affichage d’un devis #

Sélectionnez simplement un devis dans la liste et vous verrez les détails du devis, dans la mise en page mobile, vous serez directement redirigé vers la vue du devis, dans une mise en page de bureau, la vue apparaîtra sur le côté droit.

De n’importe où dans la vue du devis, vous aurez la possibilité de modifier le devis à partir d’un bouton en haut à droite du panneau de visualisation. Vous pouvez utiliser deux boutons en bas du panneau d’affichage : Afficher le PDF afin de charger un PDF du devis directement depuis le portail d’administration, ou Envoyer un devis par e-mail pour envoyer par e-mail aux contacts clients un lien pour afficher et accepter leur devis depuis le portail client. .

Le menu Kebab dans le coin supérieur droit de la vue devis présente de nombreuses fonctions pour travailler ou manipuler le devis, qui peuvent varier en fonction de l’état du devis. Vous pouvez modifier manuellement l’état du cycle de vie du devis, cloner le devis, le visualiser directement depuis le portail client, etc.

Aperçu #

Dans le panneau de présentation, vous verrez des informations générales sur le devis. Le montant du devis, le solde dû, le client auquel il est attribué, la date du devis et tous les produits ou tâches inclus dans le devis.

Contacts #

Ici, vous voyez les contacts de votre client qui sont marqués comme inclus dans le devis. Les contacts inclus recevront une copie des e-mails envoyés et pourront consulter le devis à partir du portail client lorsqu’ils se connecteront.

Des liens vers le portail client sont également disponibles pour chaque contact respectif inclus.

Documents #

Téléchargez des photos ou des documents sur votre devis, à inclure pour votre client. Les fichiers téléchargés peuvent être consultés et consultés par le client via le portail client.

Histoire #

Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des transactions liées au devis et vous montre toutes les modifications apportées au montant total du devis, et par quels utilisateurs.

Activité #

Le panneau Activité présente un aperçu chronologique de toutes les actions effectuées sur le devis, y compris quand il a été créé, modifié, supprimé, etc., et quel utilisateur a effectué l’action.

Création ou modification d’un devis #

Plusieurs champs sont disponibles lors du remplissage d’un devis, et la vue lors de la création ou de la modification d’un devis est divisée un peu différemment selon que vous visualisez des éléments avec la mise en page mobile ou la mise en page de bureau. Dans la disposition du bureau, tous les panneaux décrits ci-dessous sont présentés en même temps sur un grand écran et disposés un peu différemment.

Des détails #

Le panneau Détails comprend les informations les plus élémentaires sur le devis :

  • Client – Vous devez sélectionner un client dans la liste auquel appliquer votre devis.
  • Date du devis – Généré automatiquement avec la date du jour, il s’agit simplement de la date du devis.
  • Valide jusqu’au – En option, vous pouvez spécifier une date de fin jusqu’à laquelle le devis est valide, afin de limiter la durée pendant laquelle vous l’honorez.
  • Partiel/Acompte – En option, spécifiez un paiement partiel ou un acompte requis sur le devis, avec sa propre date d’échéance, distincte de et due avant la date d’échéance du devis pour le montant total du devis.
  • Numéro de bon de commande – Facultativement, généralement lorsque votre client a un numéro de commande de produit à vous fournir, à des fins de tenue de dossiers.
  • Remise – Saisissez un montant de remise à appliquer au devis, sous forme de pourcentage ou de taux forfaitaire.
  • Conception – Choisissez une conception de modèle parmi l’un des modèles prédéfinis ou l’une de vos propres conceptions personnalisées. Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue devis du bureau.
  • Taux de change – En option, lorsque votre dossier client a une autre devise que la vôtre par défaut, vous pourrez spécifier manuellement le taux de change pour calculer automatiquement ce qu’il devra dans sa propre devise par défaut. Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue devis du bureau.

Contacts #

Les contacts ont leur propre panneau dans la vue mobile, tandis que dans la vue de bureau, cela s’affiche directement sous le champ Client après avoir sélectionné un client.

Cette rubrique présente simplement une liste de contacts disponibles à partir d’une fiche client, et permet de cocher ou décocher des contacts, de les inclure ou de les exclure du devis. Les contacts inclus pourront accéder au devis depuis le portail client et recevront des e-mails concernant le devis lorsqu’ils seront envoyés.

Articles #

Vous voyez ici une liste des éléments de ligne inclus dans le devis. Vous pouvez ajouter des produits , des tâchesou des dépenses au devis pour facturer votre client. Chaque élément de la liste aura ces champs disponibles :

  • Produit – Le nom du produit, de la tâche ou de la ligne de dépense appliquée.
  • Description – Une description de l’élément de ligne. Les descriptions peuvent inclure du code HTML ou un formatage de code Markdown (lorsqu’il est activé sous Paramètres > Gestion du compte ).
  • Coût unitaire – Le coût d’un produit ou d’une dépense unique, ou le taux horaire d’une tâche pour l’élément de ligne.
  • Quantité – Le nombre de produits, de dépenses ou d’heures facturables pour une tâche, à multiplier par le coût unitaire de cet élément de ligne.

Notes #

Le tout sous un même panneau dans la mise en page mobile, ces options ont chacune leurs propres onglets en bas de l’écran de devis lorsqu’elles sont dans la mise en page de bureau :

  • Termes du devis – Décrivez les termes ou conditions pour votre client, en ce qui concerne le devis.
  • Pied de page de la citation – Toutes les notes de texte à inclure au bas de la citation. Un bon endroit pour les avertissements moins importants.
  • Notes publiques – Toute note textuelle pour ajouter des détails ou un contexte au devis pour vous et votre client. Un bon endroit pour les notes de service, ou un résumé du travail effectué pour le client.
  • Notes privées – Notes de texte privées, non imprimées sur le devis PDF ou consultables par le client. Ces notes ne sont visibles que par les utilisateurs du portail d’administration.

Cycle de vie d’un devis #

Brouillon #

Le statut Brouillon est le premier statut du cycle de vie d’un devis. Dans ce statut, des modifications peuvent être apportées au devis et le devis est complètement masqué au client. Les projets de devis sont inactifs jusqu’à ce qu’ils soient envoyés par e-mail au client ou marqués comme envoyés.Une fois qu’un devis provisoire a été envoyé par e-mail/marqué comme envoyé, son statut ne peut plus être redéfini en brouillon.

Expédié #

Un devis est marqué comme envoyé lorsqu’il a été envoyé par e-mail au client ou marqué comme envoyé dans le panneau d’administration.

Supprimé #

Un devis peut être marqué comme supprimé si les conditions suivantes sont remplies

  • Le devis a le statut Envoyé/Brouillon.

Que se passe-t-il lorsqu’un devis est supprimé ?

  • Statut du devis défini sur supprimé
  • Le numéro de devis est ajouté avec _deleted afin de permettre la réutilisation des numéros de devis.

Archivé #

L’archivage d’un devis supprime simplement le devis de la liste des devis. L’archivage d’un devis permet de garder vos vues de liste propres et ordonnées.Lorsqu’un devis est archivé, aucune autre modification ne peut être apportée au devis. Pour modifier le devis, vous devrez d’abord restaurer le devis.

Restauré #

La restauration d’un devis à partir de l’état archivé ou supprimé remet le devis à son état antérieur avant l’archivage.