Dépenses #

Le module Dépenses vous permet de gérer et de suivre les dépenses liées à l’entreprise de votre organisation, qu’il s’agisse de biens ou de services. Les notes de frais prennent également en charge leur facturation à vos clients, vous pouvez donc répercuter les coûts directement sur vos factures. L’utilisation efficace du module des dépenses peut vous aider à suivre et à surveiller les flux de trésorerie de votre organisation et à suivre vos impôts.

Vue du module des dépenses #

Lorsque vous sélectionnez le module Dépenses dans le menu de navigation sur le côté gauche de l’écran, par défaut, vous serez redirigé vers la vue du tableau répertoriant et triant tous les enregistrements de dépenses disponibles.

À partir de la vue du tableau, vous pouvez trier les enregistrements de dépenses selon les différentes colonnes en haut du tableau. Avec le bouton Colonnes en bas à droite de la vue du tableau, vous pouvez ajouter/supprimer des colonnes du tableau. Vous pouvez utiliser les boutons de filtre et d’ état en bas à gauche pour modifier les enregistrements visibles répertoriés. Un menu kebab à gauche de chaque entrée du tableau affiche une liste des actions de gestion disponibles que vous pouvez effectuer sur un enregistrement de dépenses, telles que l’édition, le clonage vers un nouvel enregistrement de dépenses, la facturation de la dépense ou le clonage vers un nouvel enregistrement de dépenses récurrentes .

Affichage d’une dépense #

Cliquez simplement sur une entrée du tableau pour afficher le panneau d’aperçu de cet enregistrement de dépenses.

Vous pouvez utiliser le bouton « Modifier » en haut du panneau d’aperçu pour modifier l’enregistrement des dépenses. Vous pouvez utiliser le menu kebab dans le coin supérieur droit du panneau pour voir une liste des actions de gestion qui peuvent être prises par rapport à l’enregistrement des dépenses, telles que la facturation de la dépense, le clonage de l’enregistrement des dépenses ou sa suppression. Au bas du panneau d’aperçu des dépenses, vous trouverez deux boutons pour « Frais de dépenses » et « Cloner ». Invoice Expense créera un nouvel enregistrement de facture avec les détails de la dépense automatiquement saisis en tant que ligne sur la facture. Clone créera un nouvel enregistrement de dépenses avec les mêmes détails que l’enregistrement de dépenses existant, pour la date d’aujourd’hui.

Le panneau d’aperçu d’un enregistrement de dépense contient tous les détails de l’enregistrement divisés en deux sections à onglets, comme suit :

Aperçu #

Ici, vous pouvez voir le coût total de la dépense et l’état de la dépense en haut. Des boutons interactifs multifonctionnels dans une liste vous connecteront au fournisseur, au client, au projet, à l’utilisateur et à la facture qui sont liés à l’enregistrement des dépenses. Les notes publiques et privées apparaissent en surbrillance, précédées d’une icône de cadenas pour indiquer une note privée, ou d’un petit « i » dans un cercle pour indiquer une note publique. Le bas de l’onglet de présentation affiche la date de la dépense, le taux de taxe et les informations de paiement indiquant quand et comment votre organisation a payé le fournisseur.

Documents #

L’onglet Documents prend en charge le téléchargement de fichiers tels que des documents, des images, etc. pour vous permettre de les partager avec le client lorsqu’ils sont joints à une facture (si activé) ou avec d’autres utilisateurs du portail d’administration.

Créer et modifier une dépense #

Dans la mise en page du bureau, la modification ou la création d’un enregistrement de dépenses vous amènera à un nouvel écran avec tous les champs disponibles affichés en même temps. Dans la mise en page mobile, la modification ou la création d’un enregistrement de dépenses ouvrira un autre écran avec des onglets, organisés de la même manière qu’ils apparaissent dans la mise en page de bureau, comme décrit ci-dessous :

Des détails #

  • Numéro de dépense – Il est préférable de laisser le numéro de dépense seul, il peut donc être généré automatiquement par Cink Manager. Les politiques régissant les numéros générés se trouvent dans ParamètresNuméros générés .
  • Fournisseur – Liez la dépense à un fournisseur en sélectionnant un enregistrement de fournisseur disponible dans la liste ici.
  • Client – Liez la dépense à un client en sélectionnant un dossier client disponible. Lors de la création d’une facture à partir d’une dépense, la nouvelle facture sera également automatiquement attribuée à ce client.
  • Projet – Affectez une dépense à un projet de la liste. La liste des projets est filtrée par projets attribués au client, s’il en est un, et le client approprié est automatiquement attribué lorsque vous sélectionnez un projet.
  • Catégorie – Les catégories sont facultatives, pour aider à ajouter un autre niveau de tri à vos dépenses. Il n’y a pas de catégories de dépenses par défaut, donc si vous souhaitez utiliser correctement ce champ, vous devrez créer une liste de catégories de dépenses dans Paramètres > Paramètres de dépenses > Configurer les catégories .
  • Montant – Le coût total de la dépense facturée à votre organisation.
  • Taxe – Sélectionnez un taux de taxe applicable. Les taux de taxe sont configurés par vous dans Paramètres > Paramètres de taxe > Configurer les taux .
  • Devise – Devise dans laquelle vous avez payé votre dépense, renseignée automatiquement avec la devise par défaut du fournisseur affecté à la dépense.
  • Date – Date de la dépense. Notez qu’il s’agit de la date à laquelle le fournisseur vous facture la dépense, et non la date de votre paiement au fournisseur.

Notes #

  • Notes publiques – Utilisez ce champ pour décrire la dépense. Lors de la création d’une facture pour un client à partir d’un enregistrement de dépenses, les notes publiques sont incluses dans la description de poste pour la dépense.
  • Notes privées – La valeur de ce champ n’est visible que par les utilisateurs du portail d’administration, vous pouvez donc l’utiliser pour prendre des notes à vous-même et à d’autres collègues sur l’enregistrement des dépenses.

Réglages #

  • Devrait être facturé – Activez cette option pour marquer une dépense comme facturable à un client. Les dépenses avec la facturation activée peuvent être incluses sur les factures des clients et lorsque vous créez une facture à partir d’un projet auquel la dépense facturable est liée. Lorsqu’un enregistrement de dépense a la facturation activée, son statut de cycle de vie passe à En attente jusqu’à ce qu’il soit facturé et payé, après quoi il redeviendra automatiquement Payé .
  • Marquer comme payé – Activez cette option pour indiquer que votre organisation a payé le fournisseur pour cette dépense. Il ne s’agit pas d’indiquer un paiement d’un client.
    • Type de paiement – Sélectionnez le type de paiement que votre organisation a utilisé pour payer le fournisseur.
    • Date – Saisissez la date à laquelle votre organisation a payé le fournisseur.
    • Référence de transaction – Entrez un code ou un numéro de référence de transaction, le cas échéant.
  • Convertir la devise – Si la dépense est facturée dans une devise autre que votre propre devise par défaut, l’activer vous permet de définir la devise avec laquelle vous préférez payer, ainsi qu’un taux de change, pour calculer le coût de la dépense dans votre devise préférée.

Notez que lorsque vous affichez vos rapports, les dépenses seront classées en fonction de la devise de la dépense/du fournisseur, et non de la devise sélectionnée sous « Convertir la devise ». Si vous souhaitez consolider vos totaux de profits et pertes sous une seule devise, vous devez sélectionner votre propre devise pour chaque enregistrement de dépenses et utiliser le montant converti pour le montant des dépenses, en laissant toute référence à une devise étrangère en dehors des détails de l’enregistrement.

  • Ajouter des documents à la facture – Activez cette fonctionnalité pour inclure tous les documents joints à une dépense, avec les documents joints à la facture lorsque vous créez une facture à partir de l’enregistrement des dépenses.
  • Saisir les taxes – Configurez plus en détail comment la dépense vous est imposée.
    • Par taux ou par montant – Changez entre le taux ou le montant pour modifier le champ Taxe (sous l’onglet Détails) d’une taxe basée sur un pourcentage à une taxe forfaitaire personnalisée.
    • Taxes incluses – Activez cette option si les taxes sont incluses dans le coût de la dépense, plutôt qu’exclusives. Par exemple : La taxe exclusive est appliquée en plus du coût de la dépense, comme ceci : 100 + 10 % = 110 $ au total (100 + 10). La taxe incluse est lorsque les taxes sont déduites du montant que le vendeur vous facture et incluses dans le montant de vos dépenses, plutôt que ajoutées à ce que vous payez au vendeur, comme ceci : 100 + 10 % = 100 $ au total (90,91 + 9,09).

Cycle de vie d’une dépense #

Ce qui suit décrit le cycle de vie d’un dossier de dépenses

Connecté #

L’état par défaut d’une dépense est Connecté , lorsqu’une dépense est créée. Une dépense est signalée dans le journal, que vous ayez signalé ou non que vous avez déjà payé le fournisseur pour la dépense.

En attente #

Une dépense dont l’option Doit être facturée est activée, ce qui la rend facturable à un client, passe automatiquement à l’ état En attente .

Facturé #

Un enregistrement de dépense est automatiquement changé en Facturé une fois que la dépense a été ajoutée à une facture client. Notez qu’une dépense est marquée Facturée simplement parce qu’elle figure sur une facture, et son état ne change pas, que cette facture ait été payée ou non par le client. L’onglet Aperçu du panneau d’aperçu de l’enregistrement des dépenses vous liera à la facture à laquelle la dépense est jointe.

Archivé #

Un enregistrement de dépenses peut être archivé manuellement, ce qui le masque simplement dans le tableau ou la liste des dépenses actives. Les détails des dépenses archivées sont toujours inclus dans les rapports. Vous pouvez afficher les dépenses archivées en modifiant les filtres dans la vue du tableau, et vous pouvez utiliser la fonction « Restaurer » pour remettre une dépense archivée à son état antérieur.

Supprimé #

Un enregistrement de dépenses peut être supprimé manuellement, ce qui le supprimera de la vue et le supprimera également de tous les rapports. Les enregistrements de dépenses supprimés peuvent être consultés en modifiant vos filtres lors de l’affichage du tableau ou de la liste des dépenses, et l’utilisation de la fonction « Restaurer » peut ramener l’enregistrement de dépenses supprimé à son état antérieur.