Dépenses récurrentes

Dépenses récurrentes #

Le module Dépenses récurrentes vous permet de planifier des rapports de dépenses répétés de la même manière que les factures récurrentes. Vous pouvez l’utiliser pour générer automatiquement des enregistrements pour les services d’abonnement de votre organisation ou pour les achats de fournitures réguliers.

A noter qu’à l’heure où nous écrivons ces lignes (01.01.2021), les dépenses récurrentes peuvent être liées aux projets et aux clients, mais la facturation d’une dépense récurrente n’a pas encore été mise en place. La poursuite du développement du module des dépenses récurrentes est attendue dans un proche avenir.

Vue du module Dépenses récurrentes #

Lorsque vous sélectionnez le module Dépenses récurrentes dans le menu de navigation sur le côté gauche de l’écran, par défaut, vous serez redirigé vers la vue du tableau répertoriant et triant tous les enregistrements de dépenses disponibles.

À partir de la vue du tableau, vous pouvez trier les enregistrements de dépenses récurrentes selon les différentes colonnes en haut du tableau. Avec le bouton Colonnes en bas à droite de la vue du tableau, vous pouvez ajouter/supprimer des colonnes du tableau. Vous pouvez utiliser les boutons de filtre et d’ état en bas à gauche pour modifier les enregistrements visibles répertoriés. Un menu kebab à gauche de chaque entrée du tableau affiche une liste des actions de gestion disponibles que vous pouvez effectuer sur un enregistrement de dépenses récurrentes, telles que la modification et le clonage vers une nouvelle dépense ou un enregistrement de dépenses récurrentes.

Consulter une dépense récurrente #

Cliquez simplement sur une entrée du tableau pour afficher le panneau d’aperçu de cet enregistrement de dépenses récurrentes.

Vous pouvez utiliser le bouton « Modifier » en haut du panneau d’aperçu pour modifier l’enregistrement des dépenses. Vous pouvez utiliser le menu kebab dans le coin supérieur droit du panneau pour voir une liste des actions de gestion qui peuvent être prises par rapport à l’enregistrement des dépenses récurrentes, en clonant l’enregistrement des dépenses ou en le supprimant. Au bas du panneau d’aperçu des dépenses, vous trouverez deux boutons pour « Démarrer » ou « Arrêter » et « Cloner en récurrent ». Start et Stop met en pause et réactive une dépense récurrente, empêchant ou activant le cycle continu de facturation. Clone to Recurring créera un nouvel enregistrement de dépenses récurrentes avec les mêmes détails que l’original et vous donnera la possibilité de modifier ces détails avant de les enregistrer.

Aperçu #

Ici, vous pouvez voir le coût total de la dépense récurrente et l’état de la dépense en haut. Des boutons interactifs multifonctionnels dans une liste vous connecteront au fournisseur, au client, au projet, à l’utilisateur et à la facture qui sont liés à l’enregistrement des dépenses récurrentes. Les notes publiques et privées apparaissent en surbrillance, précédées d’une icône de cadenas pour indiquer une note privée, ou d’un petit « i » dans un cercle pour indiquer une note publique. Le bas de l’onglet Aperçu affiche la date de début de la dépense récurrente, la fréquence, les cycles restants et des informations sur la date à laquelle le dernier paiement a été signalé.

Documents #

L’onglet Documents prend en charge le téléchargement de fichiers tels que des documents, des images, etc. pour vous permettre de les partager avec le client lorsqu’ils sont joints à une facture (lorsqu’il est activé) ou avec d’autres utilisateurs du portail d’administration.

Programme #

Une simple liste de dates futures pour le cycle de la dépense récurrente est affichée ici.

Créer et modifier une dépense récurrente #

Dans la mise en page du bureau, la modification ou la création d’une dépense récurrente vous amènera à un nouvel écran avec tous les champs disponibles affichés à la fois. Dans la mise en page mobile, la modification ou la création d’une dépense récurrente ouvrira un autre écran avec des onglets, organisés de la même manière qu’ils apparaissent dans la mise en page de bureau, comme décrit ci-dessous :

Des détails #

  • Numéro de dépense – Il est préférable de laisser le numéro de dépense seul, il peut donc être généré automatiquement par Cink Manager. Les politiques régissant les numéros générés se trouvent dans ParamètresNuméros générés .
  • Fournisseur – Liez la dépense à un fournisseur en sélectionnant un enregistrement de fournisseur disponible dans la liste ici.
  • Client – Liez la dépense récurrente à un client en sélectionnant un dossier client disponible. Lors de la création d’une facture à partir d’une dépense récurrente, la nouvelle facture sera également automatiquement attribuée à ce client.
  • Projet – Affectez une dépense récurrente à un projet de la liste. La liste des projets est filtrée par projets attribués au client, s’il en est un, et le client approprié est automatiquement attribué lorsque vous sélectionnez un projet.
  • Catégorie – Les catégories sont facultatives, pour aider à ajouter un autre niveau de tri à vos dépenses et dépenses récurrentes. Il n’y a pas de catégories de dépenses par défaut, donc si vous souhaitez utiliser correctement ce champ, vous devrez créer une liste de catégories de dépenses dans Paramètres > Paramètres de dépenses > Configurer les catégories .
  • Montant – Le coût total par cycle de la dépense récurrente.
  • Taxe – Sélectionnez un taux de taxe applicable. Les taux de taxe sont configurés par vous dans Paramètres > Paramètres de taxe > Configurer les taux .
  • Devise – Devise dans laquelle vous payez vos dépenses, renseignée automatiquement avec la devise par défaut du fournisseur affecté à la dépense récurrente.
  • Date – Date initiale de la dépense récurrente initiée avec votre fournisseur.
  • Fréquence – Spécifiez le taux auquel vous allez être facturé pour la dépense récurrente.
  • Date de début – Sélectionnez une date pour indiquer le début du cycle de facturation. Les factures futures seront basées sur la fréquence du cycle et la date de début.
  • Cycles restants – Par défaut, « Endless » est sélectionné. Vous pouvez spécifier un nombre de cycles restants avant l’arrêt de la facturation.

Notes #

  • Notes publiques – Utilisez ce champ pour décrire la dépense récurrente. Lors de la création d’une facture pour un client à partir d’une dépense récurrente, les notes publiques sont incluses dans la description du poste pour la dépense récurrente.
  • Notes privées – La valeur de ce champ n’est visible que par les utilisateurs du portail d’administration, vous pouvez donc l’utiliser pour prendre des notes à vous-même et à d’autres collègues sur l’enregistrement des dépenses récurrentes.

Réglages #

  • Devrait être facturé – Activez cette option pour marquer une dépense récurrente comme facturable à un client.Les dépenses récurrentes avec la facturation activée peuvent être incluses sur les factures des clients et lorsque vous créez une facture à partir d’un projet auquel la dépense facturable est liée. Lorsqu’un enregistrement de dépenses récurrentes a la facturation activée, son statut de cycle de vie change.
  • Marquer payé – Activez cette option pour indiquer que votre organisation a payé le fournisseur pour la dernière fois pour les dépenses récurrentes.
    • Type de paiement – Sélectionnez le type de paiement que votre organisation a utilisé pour payer le fournisseur.
    • Date – Saisissez la date à laquelle votre organisation a payé le fournisseur.
    • Référence de transaction – Entrez un code ou un numéro de référence de transaction, le cas échéant.
  • Convertir la devise – Si les dépenses récurrentes sont facturées dans une devise autre que votre propre devise par défaut, l’activer vous permet de définir la devise avec laquelle vous préférez payer, ainsi qu’un taux de change, pour calculer le coût des dépenses récurrentes dans votre devise préférée. .

Notez que lorsque vous affichez vos rapports, les dépenses récurrentes seront classées en fonction de la devise de la dépense/du fournisseur, et non de la devise sélectionnée sous « Convertir la devise ». Si vous souhaitez consolider vos totaux de profits et pertes sous une seule devise, vous devez sélectionner votre propre devise pour chaque dépense récurrente et utiliser le montant converti pour le montant de la dépense, en laissant toute référence à une devise étrangère dans les détails de l’enregistrement.

  • Ajouter des documents à la facture – Activez cette fonctionnalité pour inclure tous les documents joints à une dépense récurrente, avec les documents joints à la facture lorsque vous créez une facture à partir de l’enregistrement des dépenses récurrentes.
  • Saisir les taxes – Configurez plus en détail comment la dépense récurrente vous est imposée.
    • Par taux ou par montant – Changez entre le taux ou le montant pour modifier le champ Taxe (sous l’onglet Détails) d’une taxe basée sur un pourcentage à une taxe forfaitaire personnalisée.
    • Taxes incluses – Activez cette option si les taxes sont incluses dans le coût de la dépense, plutôt qu’exclusives. Par exemple : La taxe exclusive est appliquée en plus du coût de la dépense, comme ceci : 100 + 10 % = 110 $ au total (100 + 10). La taxe incluse est lorsque les taxes sont déduites du montant que le vendeur vous facture et incluses dans le montant de vos dépenses, plutôt que ajoutées à ce que vous payez au vendeur, comme ceci : 100 + 10 % = 100 $ au total (90,91 + 9,09).