Crédits #

Les dossiers de crédit sont utilisés pour émettre des crédits échangeables pour un produit spécifique ou pour un taux forfaitaire.

Affichage d’un crédit #

Sélectionnez simplement un crédit dans la liste et vous verrez les détails du crédit, dans la mise en page mobile, vous serez directement dirigé vers la vue de crédit. Lorsque vous sélectionnez un crédit dans la liste dans une mise en page de bureau, l’aperçu du crédit apparaît sur le côté gauche.

De n’importe où dans la vue de crédit, vous aurez la possibilité de modifier le crédit à partir d’un bouton en haut à droite du panneau de visualisation. Vous pouvez utiliser deux boutons en bas du panneau d’affichage : Afficher le PDF afin de charger un PDF du crédit directement depuis le portail d’administration, ou Envoyer un e – mail au crédit pour envoyer par e-mail aux contacts du client un lien pour afficher le PDF de leur crédit disponible à partir du portail clients.

Le menu Kebab dans le coin supérieur droit de la vue du crédit présente de nombreuses fonctions pour travailler ou manipuler le crédit, qui peuvent varier en fonction de l’état du crédit. Vous pouvez modifier le statut du cycle de vie du crédit manuellement, cloner le crédit, saisir un paiement sur une facture avec le crédit sélectionné, etc.

Aperçu #

Dans le panneau d’aperçu, vous verrez des informations générales sur le crédit. Le montant total du crédit, le crédit restant, le client auquel il est affecté, la date du crédit et les lignes décrivant l’objet du crédit.

Contacts #

Ici, vous voyez les contacts de votre client qui sont marqués comme inclus dans le crédit. Les contacts inclus recevront une copie des e-mails envoyés et pourront consulter le crédit à partir du portail client lorsqu’ils se connecteront.

Des liens vers le portail client sont également disponibles pour chaque contact respectif inclus.

Documents #

Téléchargez des photos ou des documents à votre crédit, à inclure pour votre client. Les fichiers téléchargés peuvent être consultés et consultés par le client via le portail client.

Histoire #

Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des transactions liées au crédit, et vous montre toutes les modifications apportées au montant total du crédit, et par quels utilisateurs.

Activité #

Le panneau Activité présente un aperçu chronologique de toutes les actions effectuées sur le crédit, y compris quand il a été créé, modifié, supprimé, etc., et quel utilisateur a effectué l’action.

Créer ou modifier un crédit #

Plusieurs champs sont disponibles lors du remplissage d’un crédit, et la vue lors de la création ou de la modification d’un crédit est divisée un peu différemment selon que vous visualisez des éléments avec la mise en page mobile ou la mise en page de bureau. Dans la disposition du bureau, tous les panneaux décrits ci-dessous sont présentés en même temps sur un grand écran et disposés un peu différemment.

Des détails #

Le panneau Détails comprend les informations les plus élémentaires sur le crédit :

  • Client – Vous devez sélectionner un client dans la liste auquel attribuer le crédit.
  • Date de crédit – Générée automatiquement avec la date d’aujourd’hui, c’est simplement la date du crédit.
  • Valide jusqu’au – En option, vous pouvez spécifier une date de fin jusqu’à laquelle le crédit est valide, pour limiter la durée pendant laquelle vous l’honorez.
  • Numéro de bon de commande – Facultativement, généralement lorsque votre client a un numéro de commande de produit à vous fournir, à des fins de tenue de dossiers.
  • Conception – Choisissez une conception de modèle parmi l’un des modèles prédéfinis ou l’une de vos propres conceptions personnalisées. Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue de crédit du bureau.
  • Taxe – Les champs et options de taux de taxe disponibles sont configurés sous Paramètres > Paramètres de taxe . Ici, vous pouvez spécifier manuellement le(s) taux de taxe appliqué(s) à votre crédit, ou le supprimer complètement. Si vous créez manuellement un crédit à taux forfaitaire pour quelqu’un, vous pouvez envisager de changer le taux d’imposition en zéro, une sélection vide.
  • Taux de change – En option, lorsque votre dossier client a une autre devise que la vôtre par défaut, vous pourrez spécifier manuellement le taux de change pour calculer automatiquement ce qu’il devra dans sa propre devise par défaut. Cette option se trouve sous l’ onglet Paramètres dans la vue de crédit du bureau.

Contacts #

Les contacts ont leur propre panneau dans la vue mobile, tandis que dans la vue de bureau, cela s’affiche directement sous le champ Client après avoir sélectionné un client.

Cette rubrique présente simplement une liste de contacts disponibles à partir d’une fiche client, et permet de cocher ou décocher les contacts éventuels, de les inclure ou de les exclure du crédit. Les contacts inclus pourront accéder au crédit depuis le portail client et recevront des e-mails concernant le crédit lorsqu’ils seront envoyés.

Articles #

Vous voyez ici une liste des éléments de ligne inclus dans le crédit. Vous pouvez ajouter un Produit au crédit de votre client, ou une simple ligne pour un crédit forfaitaire. Lorsque vous souhaitez simplement accorder un crédit forfaitaire pour une raison quelconque, laissez simplement le champ Produit vide et ajoutez uniquement un élément de ligne Description et Coût unitaire . Chaque élément de la liste aura ces champs disponibles :

  • Produit – Le nom du produit/élément de ligne appliqué. Lorsque vous souhaitez appliquer un taux forfaitaire à un avoir, sans créer de nouveau produit, laissez simplement le champ produit vide.
  • Description – Une description de l’élément de ligne. Les descriptions peuvent inclure du code HTML ou un formatage de code Markdown (lorsqu’il est activé sous Paramètres > Gestion du compte ).
  • Coût unitaire – Le coût d’un seul produit pour l’élément de ligne.
  • Quantité – Le nombre de produits, de dépenses ou d’heures facturables pour une tâche, à multiplier par le coût unitaire de cet élément de ligne.

Notes #

Le tout sous un même panneau dans la mise en page mobile, ces options ont chacune leurs propres onglets en bas de l’écran de crédit lorsqu’elles sont dans la mise en page de bureau :

  • Modalités de crédit – Décrivez toutes les modalités ou conditions pour votre client, en ce qui concerne le crédit.
  • Pied de page de crédit – Toute note de texte à inclure au bas du crédit. Un bon endroit pour les avertissements.
  • Notes publiques – Toute note textuelle pour ajouter des détails ou un contexte au crédit pour vous et votre client. Un bon endroit pour décrire le service applicable auquel leur crédit est destiné à être appliqué, par exemple.
  • Notes privées – Notes de texte privées, non imprimées sur le crédit PDF ou consultables par le client. Ces notes ne sont visibles que par les utilisateurs du portail d’administration.

Cycle de vie d’un crédit #

Brouillon #

Le statut Brouillon est le premier statut du cycle de vie d’un crédit. Dans ce statut, des modifications peuvent être apportées au crédit et le crédit est complètement masqué au client. Les crédits provisoires sont inactifs jusqu’à ce qu’ils soient envoyés par courrier électronique au client ou marqués comme envoyés.Une fois qu’un brouillon de crédit a été envoyé par e-mail/marqué comme envoyé, son statut ne peut pas être remis à brouillon.

Expédié #

Un crédit est marqué comme envoyé lorsqu’il a été envoyé par e-mail au client ou marqué comme envoyé dans le panneau d’administration.

Remarque – Un crédit ne peut pas être appliqué à une facture et n’est réellement lié au client qu’après avoir été marqué comme Envoyé .

Partiel #

Un crédit est marqué avec Partial lorsqu’une partie du crédit a été appliquée à une facture, mais qu’il en reste encore une partie. Un crédit marqué Partial affichera le solde créditeur disponible dans le panneau d’aperçu.

Remarque – Il n’y a aucun moyen de rembourser un paiement à crédit qui a été appliqué à une facture. La seule façon de « restituer » un crédit qui a été appliqué est d’ annuler une facture. Si un paiement et un crédit sont appliqués à une facture et que vous souhaitez rembourser le montant payé, vous devez d’abord rembourser le paiement, puis annuler la facture par la suite. Lorsque vous annulez une facture, le solde restant payé que ce soit par le biais d’un crédit ou d’un paiement, est converti en un nouveau crédit.

Appliqué #

Lorsqu’un crédit est marqué Appliqué, le solde total du crédit a été consommé et appliqué à une ou plusieurs factures sur le compte du client.

Supprimé #

Que se passe-t-il lorsqu’un crédit est supprimé ?

  • Statut du crédit défini sur supprimé
  • Le numéro de crédit est ajouté avec _deleted afin de permettre la réutilisation des numéros de crédit.
  • Si le crédit était précédemment marqué Partial, le solde créditeur ne sera plus disponible pour le client, mais cela n’affectera pas les paiements existants qui ont déjà été appliqués aux factures du client.

Archivé #

L’archivage d’un crédit supprime simplement le crédit de la vue de la liste des crédits. L’archivage d’un crédit permet de garder vos vues de liste propres et ordonnées.Lorsqu’un crédit est archivé, aucune autre modification ne peut être apportée au crédit. Pour modifier le crédit, vous devrez d’abord restaurer le crédit.

Restauré #

La restauration d’un crédit à partir de l’état archivé ou supprimé remet le crédit à son état antérieur avant l’archivage.