Clients #

Ils sont de toutes formes et tailles. C’est la raison pour laquelle vous allez travailler le matin. Il y en a de nouveaux qui arrivent, et d’anciens qui reviennent. Ce dont vous avez besoin, c’est d’une liste de clients bien tenue, à jour et complète pour garder votre facturation en ordre.

Vos clients sont le cœur de votre activité de freelance, et votre page Clients est le cœur de votre activité sur Cink Manager.

List Clients #

La page Clients est une page de liste qui présente un résumé de tous vos clients dans un tableau convivial. Considérez votre page Clients comme le « poste central » de votre activité client. La plupart de vos actions de facturation quotidiennes peuvent être effectuées à partir des différents liens et boutons qui apparaissent sur la page de la liste des clients. Et vous pouvez utiliser la page Liste des clients comme point de départ pour explorer des informations plus détaillées sur les clients, modifier les informations sur les clients, afficher les relevés clients actuels, etc. Maintenant, nous allons examiner de plus près la configuration de la page Clients et la gamme d’actions disponibles sur la page Clients.

Pour afficher votre page de liste de clients, accédez à la barre latérale principale et cliquez sur l’onglet Clients.

Aperçu #

La page Clients présente une liste récapitulative de tous vos clients actuels sous forme de tableau. Les principaux éléments du tableau comprennent :

  • Client : Le nom du client
  • Contact : Le nom de la personne de contact principale
  • E-mail : L’adresse e-mail du client
  • Date de création : la date à laquelle le client a été créé
  • Dernière connexion : la date à laquelle le client s’est connecté pour la dernière fois au système
  • Solde : Le solde de paiement du client
  • Action : une gamme d’actions que vous pouvez entreprendre pour gérer l’activité relative au client sélectionné

Actions #

Pour sélectionner une action pour un client particulier, survolez avec votre souris n’importe où dans l’entrée de ligne du client. Un bouton gris de sélection apparaîtra. Cliquez sur la flèche Sélectionner et une liste déroulante s’ouvrira.

Lorsque vous cliquez sur une action, vous serez automatiquement redirigé vers la page d’action pertinente pour le client sélectionné. Voici les actions disponibles dans la liste déroulante du bouton Action, et les pages d’action correspondantes qui s’ouvriront :

  • Modifier le client Modifier les détails du client sur la page Clients / Modifier
  • Nouvelle tâche Saisissez une nouvelle tâche sur la page Tâches / Créer
  • Nouvelle facture Saisissez une nouvelle facture sur la page Factures / Créer
  • Nouveau devis Saisissez un nouveau devis sur la page Devis / Créer
  • Saisir le paiement Saisissez un nouveau paiement sur la page Paiements / Créer
  • Saisir le crédit Saisissez un nouveau crédit sur la page Crédits / Créer
  • Saisir une dépense Saisissez une nouvelle dépense sur la page Dépenses / Créer
  • Archiver le client Cliquez pour archiver le client
  • Supprimer le client Cliquez pour supprimer le client

Tri et filtrage des clients

Les fonctions de tri et de filtrage vous permettent de gérer et d’afficher facilement les informations de vos clients.

Triez le tableau des clients via l’une des colonnes de données suivantes : Client, Contact, E-mail, Date de création, Dernière connexion ou Solde. Pour trier, cliquez sur l’onglet de votre choix. Une petite flèche apparaîtra. Si la flèche pointe vers le haut, les données sont triées de la valeur la plus faible à la valeur la plus élevée. Si la flèche pointe vers le bas, les données sont triées de la valeur la plus élevée à la plus faible. Cliquez pour changer la direction de la flèche. (Si vous cliquez sur la flèche Client, Contact ou E-mail, les données seront affichées par ordre alphabétique ou alphabétique inverse.)

Filtrez la liste des clients en remplissant le champ Filtrer, situé en haut à droite de la page, à gauche du bouton gris Crédits. Les clients peuvent être filtrés en fonction du nom du client, du nom de la personne de contact ou d’éléments du nom du client ou du nom de la personne de contact. Voici un exemple : filtrons la table pour un client nommé « Joe Smith » de la société « Best Cink ». Vous pouvez taper « meilleur cink », ou « meilleur » ou « cink », ou même « bes », ou « nin », ou « ja », ou « Joe », « Smith », « Jo » « oe »,  » e » ou tout autre groupement de lettres dans le nom du client ou le nom de la personne-ressource. La fonction de filtrage localisera et présentera automatiquement toutes les entrées pertinentes. Cette fonction permet de trouver facilement des clients avec un minimum d’informations.

Archivage/Suppression #

Pour archiver ou supprimer un client spécifique, survolez la ligne d’entrée du client et ouvrez la liste déroulante Action. Sélectionnez Archiver le client ou Supprimer le client dans la liste. La table Clients s’actualisera automatiquement.

  • Les clients supprimés sont affichés barrés et marqués d’un libellé rouge Supprimé dans la colonne Action.
  • Les clients archivés sont affichés avec une étiquette Archivée orange dans la colonne Action.

Remarque : Vous pouvez également archiver ou supprimer un ou plusieurs clients via le bouton gris Archiver qui apparaît en haut à gauche du tableau Clients. Pour archiver ou supprimer des clients, cochez les clients concernés dans les cases à cocher qui apparaissent dans la colonne la plus à gauche à côté du nom du client. Cliquez ensuite sur le bouton Archiver, ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l’action souhaitée.

Vous souhaitez afficher les clients archivés ou supprimés ? Cliquez sur le champ de balise situé en haut à gauche de l’écran, à droite du bouton gris Archive. Lorsque vous cliquez sur le champ, un menu déroulant s’ouvre, affichant toutes les balises de filtrage : Actif, Archivé et Supprimé. Sélectionnez les balises souhaitées et le tableau se mettra à jour automatiquement pour afficher la liste de clients filtrée.

Vous pouvez choisir de restaurer ou de supprimer le client archivé. Pour restaurer un client archivé, survolez avec votre souris la zone Action du client archivé concerné. Un bouton gris de sélection apparaîtra. Cliquez sur la flèche Sélectionner et choisissez Restaurer le client dans la liste déroulante. Pour supprimer un client archivé, sélectionnez Supprimer le client dans la liste déroulante du bouton Sélectionner.

Pour restaurer un client supprimé, survolez avec votre souris la zone d’action du client supprimé concerné. Un bouton gris de sélection apparaîtra. Cliquez sur la flèche Sélectionner et choisissez Restaurer le client dans la liste déroulante.

Create Client #

Alors, vous avez pris un nouveau client ? Toutes nos félicitations!

Votre liste de clients est au cœur de votre activité de facturation, il est donc très important de maintenir des informations à jour sur tous vos clients. Lorsque vous commencez à travailler avec un nouveau client, la première chose que vous devez faire est d’ajouter le nouveau client en saisissant ses coordonnées et les détails de son entreprise.

Lors de la création et de l’enregistrement d’un nouveau client dans votre liste de clients, assurez-vous d’avoir à portée de main les informations pertinentes et à jour. Vous n’êtes tenu de saisir les informations qu’une seule fois. Cink Manager suit automatiquement toutes les activités de facturation pour chaque client.

Commençons

Pour saisir un nouveau client, accédez à l’onglet Clients dans la barre latérale principale et cliquez sur le signe + sur l’onglet. Cela ouvrira la page Créer un client. Vous pouvez également accéder à la page de liste des clients et cliquer sur le bouton bleu Nouveau client en haut à droite de la page.

La page Créer un client est divisée en quatre sections. Saisissez les informations dans les champs correspondants.

Regardons de plus près chaque section :

  • Organisation : Saisissez les détails de l’entreprise/de l’entreprise/de l’organisation de votre client, y compris le nom de l’entreprise, le numéro d’identification, le numéro de TVA, l’adresse du site Web et le numéro de téléphone.
  • Contacts : Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de votre personne de contact pour ce client. Vous pouvez saisir autant de contacts que vous le souhaitez. Pour ajouter d’autres contacts, cliquez sur +Ajouter un contact.
  • Adresse : Saisissez l’adresse postale de votre client. Cela sera particulièrement important si vous devez envoyer des factures papier ou des reçus de paiement.
  • Informations supplémentaires : saisissez la devise de paiement, la langue, les conditions de paiement, la taille de l’entreprise (nombre d’employés), le secteur d’activité concerné, les notes publiques (celles-ci apparaîtront sur la facture par défaut) et les notes privées (ne vous inquiétez pas – personne pouvez les voir mais vous.)

ASTUCE : Comprendre le champ Conditions de paiement – ​​Vous pouvez avoir des conditions de paiement et des accords différents pour différents clients. Ici, vous pouvez sélectionner la date d’échéance par défaut pour le client spécifique via le menu déroulant du champ Conditions de paiement. La date d’échéance par défaut est calculée en fonction de la date de la facture. Par exemple, Net 0 signifie que le paiement est dû à la date de la facture ; Net 7 signifie que le paiement est dû 7 jours après la date de la facture, et ainsi de suite. Remarque : même si vous choisissez les conditions de paiement par défaut, vous pouvez toujours ajuster manuellement une date d’échéance de paiement de facture pour une facture spécifique, via la page Modifier la facture.

Une fois que vous avez rempli la page, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les informations du nouveau client. Désormais, lorsque vous cliquez sur le champ Client, le nom du client apparaîtra dans le menu déroulant. Sélectionnez simplement le client dont vous avez besoin et laissez la facturation commencer !

Client Overview Page #

Chaque client a sa propre page Aperçu du client. La page d’aperçu fournit un résumé complet de toutes les informations et activités de vos clients sur une seule page. À partir de là, vous pouvez accéder à tout ce dont vous avez besoin sur le client spécifique, y compris les coordonnées générales du client, le total des paiements permanents et le solde, et une liste détaillée de l’activité du client, des factures, des paiements et des crédits. Vous pouvez également modifier, archiver ou supprimer le client, afficher le relevé du client et afficher le portail client, le tout directement à partir de la page Aperçu du client. Explorons:

Comment afficher la page Aperçu du client #

Pour afficher la page Aperçu du client d’un client spécifique, cliquez sur le nom du client dans la page de liste des clients.

Comprendre la page Présentation du client #

La section supérieure de la page Aperçu du client affiche les informations générales sur l’entreprise et les contacts que vous avez saisies lors de la création du client, y compris le nom du contact, l’adresse postale, les conditions de paiement, l’adresse e-mail, ainsi que les données de paiement et de solde. Vous pouvez également afficher le portail client à partir d’ici, en cliquant sur le lien Afficher le portail client qui apparaît sous l’adresse e-mail du client.

Pointe

Si vous avez entré l’adresse postale du client, une carte Google apparaît sous la boîte d’information affichant l’emplacement du client.

Client Data Table #

Juste en dessous de la boîte d’informations sur le client ou de la carte Google, vous trouverez le tableau des données du client. Le tableau affiche un résumé de l’activité de votre client, les factures, les paiements et les crédits, dans un format de tableau simple et accessible. Il fournit un résumé rapide des données pour le client spécifique uniquement.

Pour accéder aux différents tableaux de données, choisissez dans la barre de menu : Activité, Factures, Paiements ou Crédits.

Tableau des activités #

Le tableau Activité affiche toutes les activités passées avec le client, par ordre chronologique, avec les actions les plus récentes en haut. Le tableau comporte 4 colonnes :

  • Date : La date à laquelle l’action a été effectuée
  • Message : L’action qui s’est produite
  • Solde : Le solde actuel du client
  • Ajustement : Le montant ajusté

Tableau des factures #

Le tableau Factures affiche une liste de toutes les factures du client et les informations qui les accompagnent. Le tableau comporte 5 colonnes :

  • Facture : Le numéro de facture
  • Date : La date de création de la facture
  • Montant : Le montant de la facture
  • Solde : Le solde de la facture
  • Date d’échéance : La date à laquelle le paiement est dû
  • Statut : Le statut de la facture (Brouillon, Envoyé, Consulté, Payé, En retard)

Pointe

Vous pouvez également créer une nouvelle facture pour ce client via le bouton bleu Nouvelle facture qui apparaît en haut à droite du tableau Factures.

Tableau des paiements #

Le tableau Paiements affiche une liste de tous les paiements du client et les informations qui les accompagnent. Le tableau comporte 7 colonnes :

  • Facture : Le numéro de facture
  • Référence de la transaction : Le numéro de référence de la transaction
  • Méthode : La méthode de paiement (c’est-à-dire Paypal, saisie manuelle, Amex, etc.)
  • Source : La source du paiement
  • Montant : Le montant du paiement
  • Date : La date à laquelle le paiement a été effectué
  • Statut : Le statut du paiement (c.-à-d. En attente, Terminé, etc.)

Pointe

Vous pouvez également saisir un paiement pour ce client via le bouton bleu Saisir le paiement qui apparaît en haut à droite du tableau Paiements.

Tableau des crédits #

Le tableau Crédits affiche une liste de tous les crédits du client et les informations qui les accompagnent. Le tableau comporte 5 colonnes :

  • Montant : Le montant du crédit
  • Solde : Le solde actuel
  • Date de crédit : La date à laquelle le crédit a été émis
  • Notes publiques : commentaires que vous avez saisis (ceux-ci apparaîtront sur la facture)
  • Notes privées : Notes ajoutées par vous (pour vos yeux seulement ; le client ne peut pas voir ces notes)

Pointe

Vous pouvez également saisir un crédit pour ce client via le bouton bleu Saisir un crédit qui apparaît en haut à droite du tableau des Crédits.

Liens cliquables sur la page de présentation du client #

La page Aperçu du client est riche en liens cliquables vers les factures, paiements, crédits du client et toute autre page de données relatives au client. Ainsi, vous pouvez rechercher rapidement n’importe quelle information d’un simple clic sur un lien IP. Prenons par exemple le tableau des activités : si vous avez récemment mis à jour la facture du client, une entrée apparaîtra sur le tableau des activités, avec un message de : « Vous avez mis à jour la facture 53 ». « Facture 53 » apparaîtra sous la forme d’un lien cliquable qui vous mènera directement à la facture. Ainsi, vous avez un accès rapide à chaque facture, devis, tâche, dépense et plus encore, directement à partir de chaque liste du tableau des activités. Ceci s’applique également aux factures, aux paiements et aux tables de crédit. CONSEIL : Toute action de facturation que vous devez effectuer pour le client peut être effectuée à partir de la page Aperçu du client.

Remarque : tous les tableaux de la page Aperçu du client ont des fonctions de tri et de filtrage. Vous pouvez filtrer en saisissant du texte dans le champ de filtre qui apparaît au-dessus et à droite du tableau. De plus, chaque colonne peut être triée du plus haut au plus bas, ou du plus bas au plus haut. Cliquez simplement sur la petite flèche qui apparaît lorsque vous survolez le champ d’en-tête de colonne.

Client Statement #

Le relevé client est un document PDF téléchargeable qui fournit un relevé complet et à jour du solde de votre client.

Afficher le relevé : Pour afficher le relevé du client, cliquez sur le bouton bleu Afficher le relevé qui apparaît en haut à droite de la page Aperçu du client. Cela générera automatiquement le relevé PDF.

Télécharger le relevé : Pour télécharger le relevé PDF, cliquez sur le bouton gris Télécharger le PDF en haut à droite de l’écran du relevé.

Retour à l’aperçu du client : Pour revenir à la page d’aperçu du client, cliquez sur le bouton bleu Afficher le client en haut à droite de l’écran du relevé.

Actions sur le bouton Afficher l’instruction #

Vous pouvez effectuer toutes les actions de facturation pour le client spécifique en un clic de souris, directement à partir de la page Aperçu du client. Cliquez simplement sur la flèche à droite du bouton Afficher le relevé. Un menu déroulant s’ouvrira, vous donnant un accès rapide à toutes les actions : Nouvelle facture, Nouvelle tâche, Nouveau devis, Nouvelle facture récurrente, Saisir un paiement, Saisir un crédit, Saisir une dépense.

How to Edit Client Information #

Les informations que vous entrez sur la page Créer un client servent de paramètres par défaut pour ce client. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment. Comment? En cliquant sur le bouton gris Modifier le client sur la page Aperçu du client.

Edit Client #

Cliquez sur le bouton gris Modifier le client, dans le coin supérieur droit de la page. Vous serez maintenant redirigé vers la page Clients/Modifier, où vous pouvez modifier n’importe quel champ.

Archivage ou suppression du client #

Vous pouvez également archiver ou supprimer le client spécifique directement à partir de sa page Aperçu du client. Cliquez sur la flèche à droite du bouton Modifier le client. Un menu déroulant s’ouvrira, vous donnant la possibilité d’archiver le client ou de supprimer le client.